Wie ihr mitbekommen habt, ist inzwischen die Organisation für das Barcamp Stuttgart 2009 angelaufen. In diesem Zusammenhang habe ich ein paar Punkte zusammengestellt, die helfen ein Barcamp zu organisieren. Es würde mich freuen, wenn dieses Howto euch bei der Organisation eures Barcamps oder Themencamps hilft. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ihr dürft also gerne in den Kommentaren ergänzen.

Location für das Barcamp:

• Es wird ein großer Raum benötigt, in dem sich alle parallel aufhalten können. Ideal geeigent sind beispielsweise die Kantinen wenn die Location bei einer Firma ist.
• In diesem großen Raum sollte auch an den Tischen möglichst Platz für alle Teilnehmer sein.
• Es werden verschieden große Sessionräume benötigt. Perfekt sind Raumgrößen für 10-100 Teilnehmer (je nach Anzahl der Räume, paralleler Sessions und Teilnehmer).
• Zusätzliche kleine Räume ergänzend zu den Sessionräumen für spontane Diskussionen oder Sessionverlängerungen sind perfekt.
• Plane Platz für das Sachsponsoring (Saft, Tee, Kaffe, etc.) ein.
• Im Hauptraum sollte eine Lautsprechranlage vorhanden sein. Funkmikrophone sind zu bevorzugen.
• Kläre Strom- und Wasserversorgung sowie die Müllentsorgung. An wen kann man sich auch am Wochenende wenden? Wie wird der Müll entsorgt und durch wen?
• Halte Haupträume auch bei den Abendveranstaltungen rauchfrei.
• Wo darf am bzw. im Gebäude geraucht werden? In der kälteren Jahreszeit solltest du über ein beheiztes Raucherzelt nachdenken.
• Wie viele Personen dürfen feuerrechtlich in dem Gebäude/in den Räumen sein?
• Achte auf Kleingedrucktes und darin versteckete Konditionen (bspw Reinigungskonditionen).

Catering und Getränke:

• Achte auf Qualität. Menschen lieben gutes Essen. Es macht sie glücklich. :-)
• Lass dir bspw. die Gerichte vorher benennen. Anhand derer kann man oft schon viel erkennen. Caterer die z.B. “vergessen” vegetarische Gerichte anzubieten würde ich eher meiden, weil dies nicht unbedingt für Kompetenz spricht.
• Berücksichtige Vegetarier und andere Einschränkungen. In Stuttgart haben wir 25% Vegetarier geplant und lagen damit ziemlich gut – auch wenn viele von ihnen nicht wirklich Vegetarier waren.
• Wähle einen Caterer der dir flexibel erscheint. Kein Kleingedrucktes akzeptieren, da dort gerne Aufpreise versteckt werden.
• Mache dem Caterer klar, dass er mit den Getränken nichts zu tun hat!
• Wenn es das Budget hergibt ist Kuchen nachmittags nett. Wenn es das Budget nicht hergibt frag lokale Teilnehmer ob sie einen Kuchen mitbringen.
• Plane mit einer No-Show-Rate von etwa 25% beim Essen am Samstag, am Sonntag noch etwas mehr.
• Für Kaffee, Saft, Tee findet sich fast immer Sponsoren. Sorge aber zusätzlich für Wasser. Lokale Quellen und Brauereien machen sich auch gut als Sponsor.

Infrastruktur:

• Sorge für ausreichend Stomanschlüsse durch Mehrfachsteckdosen. Denke auch an Verlängerungskabel/Kabeltrommeln um “abgelegene” Ecken zu erreichen und die Kaffee-/Teemaschinen an mehrere Stromkreise anschließen zu können.
• Ein stabiles WLAN ist essentiell. Bitte möglichst ohne aufwendige Authentifizierung, ohne Porteinschränkungen nach außen und ohne lästige HTTP-Filter.
• Die Außenanbindung des WLANs ist auch nicht unerheblich. In Stuttgart hatten wir in Summe etwa 12 MBit/s Downstream und 9 MBit/s Upstream für 200 Teilnehmer. Frag ggf. lokale ISP ob sie eine temporäre Verbindung bereitstellen.
• Es sollte in jedem Raum ein Beamer vorhanden sein. Räume die keine Beamer haben auf jeden Fall gesondert kennzeichnen.
• Flipcharts oder Whiteboards werden manchmal auch gerne verwendet. Wenn möglich zur Verfügung stehen.
• Mindestens drei große Pinnwände werden für die Sessionplanung, die Sponsorewall und ein Papierwiki benötigt.

Sponsoren:

• Lege klar fest, was die Sponsoren als Gegenleistung erwarten dürfen und kommuniziert das klar. Möglich ist z.B.:
  • Nennung und Verlinkung im Wiki
  • Nennung bei der Eröffnungssession, Vorstellung des Location-Sponsors
  • Logo auf der Sponsorenwall
  • Benennung von Räumen/Mahlzeiten nach den Sponsoren
  • Möglichkeit Werbematerial auszulegen
  • Erwähnung in Pressemitteilungen
  • Druck aller Sponsorenlogos auf dem T-Shrt hinten
  • Eindruck auf dem Flyer mit Informationen für die Teilnehmer
• Alle Sponsoren werden gleich behandelt! Ausgenommen der Raum-/Hauptsponsor
• Lege Mindestbeträge für das Sponsoring fest. Mit vielen kleinen Sponsoren hast du später unnötig Arbeit.
• Kein Geldfluss zwischen Sponsoren und dem Orga-Team. Die Lieferanten stellen die Rechnung direkt an die Sponsoren.
• Lass dir Sponsoringzusagen schriftlich geben.
• Ein Sponsor, der auch vor Ort ist, sollte flexibel Kleinbeträge übernehmen.
• Betrachte Sponsoren nicht nur als Geldquelle sondern auch als Multiplikatoren.
• Nutze Sachsponsoring nur, wo es Kosten reduziert. Ansonsten muss der Sponsor zusätzlich auch Geld geben. (Wenn alle nur ihre Gimmicks beisteuern findet das Barcamp nicht statt…)

Presse:

• Versuche Medienpartner zu gewinnen, die im Vorfeld und nachher über das Event berichten. Dies hilft auch bei der Sponsorensuche.
• Gib Presseerklärungen heraus. Denke dabei daran, dass Journalisten nicht wissen, was Web 2.0, Blogs, etc. sind!
• Plane vor Ort Zeit ein um mit Journalisten zu reden.
• Vor allem die lokale Presse lässt sich über den regionalen Bezug der Veranstaltung besser erreichen als die überregionale.
• Biete den Journalisten an den Artikel gegenzulesen. (Blogger sind sehr kritische Menschen! :-)
• Stelle auf Anfrage Bilder für die Presse zur Verfügung. Nicht jeder Journalist weiß mit Flickr und den jeweiligen Lizenzen umzugehen.

Unterkunft / Anreise:

• Wenn mögich biete gesponsorte Übernachtungsplätze (z.B. in einer Jugendherberge) an.
• Vereinbare mit nahe liegenden Hotels Sonderkonditionen für Barcamper und nimm sie im Gegenzug in deiner Empfehlungsliste auf.
• Lege Wikiseiten für private Übernachtungsmöglichkeiten und Mitfahrgelegenheiten an.
• Wenn die Parkplätze kostenpfichtig sind: Auch hier kann man mit dem Parkhausbetreiber spezielle Tagespauschalen verhandeln.
• Bei abgelegenen Locations bietet sich ein Shuttel-Service zum nächsten Bahnhof oder Mietfahrräder an.
• Stelle ein spezielles Papierwiki für spontane Mitfahrgelegenheiten am Abreisetag auf.

Sonstiges:

• Lege klare die Sprache(n) fest: Nur detsch oder international? Verwende damit Deutsch oder Englisch im Wiki um diesen Teilnehmern klar zu kommunizieren.
• Plane eine (Vor-)Session für Barcamp-Neulinge um sie einzuführen
• Namensschilder beidsetig bedrucken, weil sich diese umdrehen. Bei mehrsprachigen Barcamps die gesprochenen Sprachen des jeweiligen Teilnehmers als kleine Flaggen eindrucken oder entsprechend Flaggen zum Aufkleben bereitlegen.
• Mit dem Barcampname bedruckte Laynards sind toll. Wir hatten unsere von der Agentur Kontrollarmband.
• Namensschilder in Steckbrettern oder Kästchen alphabetisch sortiert vorhalten. Kästchen skalieren besser.
• Erstelle einen Flyer mit Raum- und Zeitplan, Notfallnummern, Apotheken, Umgebungskarte mit ÖPNV, etc. ist hilfreich.
• Es wird eine Veranstaltungsversicherung benötigt! Diese sollte rechtzeitig vor dem Barcamp organisiert werden. Kläre: Wer tritt gegenüber der Versicherung als Veranstalter auf?
• Drucke ausreichend Wegweiser, Raumnamen, etc. vorab
• Drucke Sessionzettel vor bzw. biete diese vorab zum Download an. Darauf gehört wer die Session hält, weches Thema sie hat und an wen (Einsteiger, Fortgeschritte, Special Interest) sie sich richtet. Bei mehrsprachigen Barcamps auch noch die Sprache. Uhrzeit und Raum werden aus dem Sessionplan ersichtlich.
• Lege vorab freiwillige zur Mitarbeit am Samstag und Sonntag fest. Zu verteilende Aufgaben sind u.a. Kaffee kochen und der Empfang. Plane immer mindestens zwei Personen pro “Schicht”.
• Sprich speziell auch Neulinge und Teilnehmerinnen an. Was kannst du tun um die Frauenquote zu erhöhen? Siehe auch die Diskussion zur Frauenquote.
• Biete wenn gewünscht eine Kinderbetreuung an.
• Ein Rahmenprogramm am Freitag Nachmittag für Frühanreisende ist eine schöne Sache.
• Plane die Sessionslots auf eine Stunde, die Sessions jedoch auf 45 Minuten. Ein Signal nach 30 Minuten Sessiondauer, dass man zum Ende kommen möge und ein Startsignal zu den neuen Sessions sorgt für eine Einhaltung des Zeitplans.
• Erfase mit der Anmeldung gleich die T-Shirt-Größe wenn du für alle ein T-Shirt planst. Denke an Girly-Größen!
• Plane am Sonntag rechtzeitig das Aufräumen
• Sorge für Stifte+Aufkleber zur Beschriftung der Kaffeebecher

Dieser Beitrag wurde am Mittwoch, März 25th, 2009 um 12:37 in der Kategorie Know-How. Kommentare können Sie mit diesem RSS-Feed verfolgen RSS 2.0. Sie können einen Kommentar hinterlassen, oder einen Trackback von Ihrer eigenen Seite setzen.