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Office 365 nicht Datenschutz konform – welche Alternativen gibt es?

Gepostet am von Marco Welter in „Know-How“ Kommentare 0

Alternativen zu Office 365

Datenschutzbeauftragte warnen Schulen schon seit geraumer Zeit vor der Verwendung von Office 365. Jetzt meldet sich der Datenschutzbeauftragte des Bundeslandes Hessen zu Wort. Der Cloud-Dienst ist nach der Auflösung der Deutschland Cloud nicht mit der Datenschutzgrundverordnung vereinbar.

Der hessische Landesdatenschutzbeauftragte warnte vor der Verwendung von Office 365. Wie auf heise online und anderen Plattformen Anfang Juli berichtet wurde. Die Cloud-Lösung von Microsoft entspricht nicht mehr den Richtlinien und Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung. Durch die Abschaltung der Deutschland Cloud von Microsoft unterliegt das Programm erneut dem sogenannten Cloud Act, welcher den US-Behörden ermöglicht auf Daten im Ausland zu zugreifen, wenn die Firma ihren Sitz in den USA hat. Somit sind die Daten in der Cloud trotz der Speicherung innerhalb der EU nicht unbedingt vor Zugriffen durch Dritte geschützt. Damit entfällt auch die volle Gewährleistung für den Schutz von persönlichen und personenbezogenen Daten von Schülern und Lehrern. So lange die Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitungsprozesse, der Zugriffe durch Dritte und die Sammlung der Telemetrie-Daten nicht gewährleistet werden kann, sollte von einer Verwendung der Cloud, insbesondere von öffentlichen Einrichtungen, abgesehen werden.

Was genau ist Office 365?


Office 365 ist das Abo-Modell des Microsoft Office Paketes. Unternehmen, Behörden und Privatpersonen können für eine monatliche Gebühr die Nutzung von Word, Excel, Powerpoint, Outlook usw. mieten. Neben Word und Co ist für Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen der Exchange-Server das zweite maßgebliche Produkt. Dieser wird bei Office 365 in der Cloud installiert ist. Weitere Funktionen wie E-Mail, Kalender, Kontakte usw. kommen über Outlook und Smartphones ebenso erfolgreich zum Einsatz wie das Officepaket. Des Weiteren stehen dem Nutzer je nach gewähltem Paket OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams (früher Skype) zur Verfügung. Genutzt werden kann das Ganze dann via PC/Notebook/Mac, mobile Geräte oder Web. Für Unternehmen gibt es „dahinter“ noch viele weitere Angebote, welche unter dem Label „Azure“ vertrieben werden. Hier geht es dann um den virtuellen Einsatz von Servern, Datenbanken usw. Bei allen jedoch gleich bleibt, dass nach der Installation des Office Paketes die Updates für die Software automatisch über die Cloud eingespielt werden. So positiv das Ganze zu sein scheint ist es durch die Augen der Datenschutzgrundverordnung kritisch zu betrachten, da dem Nutzer die Kontrolle darüber entzogen wird. Sicherlich weniger Datenschutzrechtlich problematisch ist die Nutzung von Word, Excel usw., wobei auch hier durch die permanente Cloud-Anbindung ein ungewollter Datenaustausch stattfinden kann.

 

Welche Alternativen gibt es?


Das Kernangebot oder Hauptanforderung des Nutzers an Office 365 lässt sich auf vier elementare Bereiche beschränken. Diese wären das Officepaket, die Groupware, der Austausch sowie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Für alle gibt es mögliche Alternativen, die sich auf Grund ihrer Open Source Natur oftmals besser in die bereits vorhandene Infrastruktur integrieren lassen als die Office Variante.

Officepaket

Die wohl bekanntesten Alternativen aus dem Open Source Umfeld sind OpenOffice und sein sehr erfolgreicher Pendant LibreOffice. Diese lassen sich auf PC, Notebooks, Macs installieren und lizenzkostenfrei nutzen. Der Austausch über die klassischen Dateiformate wie Word, Excel usw. ist möglich. Der Export als PDF-Dokument ist bereits in der Software inkludiert und gewährleistet dadurch das Dokument auch überall korrekt angezeigt werden. Für die Nutzung im Webbrowser, gibt es Collabora Office, welches aus LibreOffice entstanden ist. Dies kann z.B. in ownCloud integriert werden.

Groupware

Für den bei Unternehmen beliebten Exchange Server findet sich in der E-Mail- und Collaboration-Lösung Zimbra eine Alternative. Diese steht dem Nutzer in vollem Umfang auch als gemanagte Cloudlösung zur Verfügung. Die auf Open-Source Software basierende Anwendung entspricht von ihrer Funktionalität her Microsoft Exchange. So verfügt diese auch über E-Mail, Kontakte, Kalender, Notizen, Aufgaben sowie viele weitere Kommunikations- und Collaboration-Funktionen.
Hervorzuheben ist die nahtlose Integration in Outlook, so dass die Benutzer keine Umgewöhnungsphase benötigen. Über die benutzerfreundliche Web-Oberfläche lassen sich Termine, Aufgaben sowie Notizen organisieren und gemeinsam an E-Mails oder Dateien arbeiten. Eine Push-Integration in Smartphones und Tablets ist identisch zu den Microsoft-Lösungen, da dass selbe Protokoll (ActiveSync) verwendet wird. Des Weiteren zeichnet sich die Zimbra-Cloud durch extreme Skalierbarkeit, Hochverfügbarkeit sowie hohe Flexibilität aus und lässt sich von jedem Gerät aus über den Web-Client, mobile Devices oder einem anderen beliebigen E-Mail-Client bedienen.

Dokumentenaustausch


Einen sicheren Datenaustausch und Speicherung der Daten bietet ownCloud. Mit der Ende-zu-Ende Verschlüsselung lassen sich Ihre Daten über all Ihre Endgeräte sicher austauschen.
Für die PC/Notebooks und Mac-Geräte steht ein Synchronisationsclient zur Verfügung, der jederzeit den aktuellen Datenstand hat und auch für die Offline-Nutzung lokal speichert. Auf dem Smartphone und Tablet bietet die Mobile App direkten Zugriff und die Möglichkeit benötigte Daten auch auf das Gerät herunterzuladen. Auf Wunsch ist es möglich die Daten auch serverseitig zu verschlüsseln. So erhält mit ziemlicher Sicherheit kein dritter mehr Zugriff auf die Informationen.
Der Anbieter ownCloud GmbH aus Nürnberg und besteht seit 2010. Die gleichnamige Software gehört seit Jahren zu den Marktführen im Bereich „Alternative Filesharing-Lösungen“.
Des Weiteren steht Ihnen mit der Integration von Collabora Online in ownCloud eine vollständige Office-Suite zur Verfügung ohne Installation. Über die "Shared Editing" Funktion können sogar mehrere Personen gemeinsam gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.

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Tags dieses Beitrages: Collabora Online, Datenschutz, Datenschutz Grundverordnung, owncloud, Zimbra
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