Datenschutz und Datensicherheit in der Kanzlei

Die Mandantencloud für den sicheren Dokumentenaustausch.

Mit EDIRA haben Sie die DS-GVO und die Datensicherheit im Griff.

Der Security Check überprüft Ihr Netz.

  • Managed Service - Sie müssen sich um nichts kümmern!
  • Sicher und DS-GVO konform - eigenes Rechenzentrum in Stuttgart
  • Modular buchbar - Sie zahlen nur was Sie nutzen.

 

Sichere Kanzlei

 

 

Kanzlei Basic
Mandantencloud
+ 100 GB Speicherplatz
EDIRA Security
+ BSI IT-Grundschutz-Kompendium
+ Dokumentenvorlagen für Datensicherheit
Security Check
+ Basis-Check für Internetzugang, Webseite und E-Mailserver
Online Kurs - Datensicherheit
Vertragslaufzeit: 12 Monate
Einmalige Kosten: 0,00 €
Basispreis: 59,- € / Monat
zzgl. 4,00 € / Benutzer / Monat
Kanzlei Professional
Mandantencloud
+ 100 GB Speicherplatz
EDIRA DS-GVO
+ BSI IT-Grundschutz-Kompendium
+ Dokumentenvorlagen für Datensicherheit
+ Datenschutzfolgeabschätzung / Risikoanalyse
+ Datenschutz Ist-Analyse
+ DS-GVO Projektplan
Security Check
+ Basis-Check für Internetzugang, Webseite und E-Mailserver
Online Kurs - Datensicherheit
Vertragslaufzeit: 12 Monate
Einmalige Kosten: 0,00 €
Basispreis: 88,- € / Monat
zzgl. 4,00 € / Benutzer / Monat
Kanzlei Enterprise
Mandantencloud
+ 100 GB Speicherplatz
+ Collabora Office inklusive
EDIRA DS-GVO
+ BSI IT-Grundschutz-Kompendium
+ Dokumentenvorlagen für Datensicherheit
+ Datenschutzfolgeabschätzung / Risikoanalyse
+ Datenschutz Ist-Analyse
+ DS-GVO Projektplan
Security Check
+ Basis-Check für Internetzugang, Webseite und E-Mailserver
+ Check eines Kanzleinetzwerkes
Online Kurs - Datensicherheit
Online Kurs - DS-GVO für Mitarbeiter
Vertragslaufzeit: 12 Monate
Einmalige Kosten: 199,00 €
Basispreis: 187,- € / Monat
zzgl. 14,95 € / Benutzer / Monat

 

 

 

 

Kurz und Knapp - Alle Vorteile auf einem Blick

Mandantencloud

  • Sicher Dokumente mit Mandanten austauschen
  • DS-GVO konforme Lösung
  • basiert auf ownCloud
  • Verschlüsselter Zugriff vom PC, Notebook, Smartphone und Tablet
  • Vertrauen bei Ihren Mandanten durch Ihr Firmenbranding

EDIRA

  • Online Dokumentationslösung für Datensicherheit und Datenschutz
  • IT-Grundschutz-Kompendium vom BSI
  • Dokumentvorlagen für DS-GVO Dokumentation
  • Datenschutzfolgeabschätzungen / Risikoanalysen durchführen
  • Datenschutznewsletter

Security Check

  • Schwachstellen-Scan Ihres Internetzugangs, Webseite und Mailserver
  • Vollständiger Scan all Ihrer Unternehmensnetze möglich
  • Detaillierte Auswertung über Schwachstellen
  • Einsatz von BSI zertifiziertem Scanner
  • Regelmäßige Scan's möglich

Online Kurs
Datensicherheit

  • Kostenfreier online Kurs zum Thema Datensicherheit
  • Einfache Sensibilitätssteigerung bei Ihren Mitarbeitern
  • Wissensaufbau - Lerninhalte werden regelmäßig wiederholt
  • Micro Learning -  kurze Lerneinheiten (ca. 2-3 Minuten)
  • Automatische Erinnerungsemails

Online Kurs
DS-GVO für Mitarbeiter

  • Online Kurs für Mitarbeiter gemäß DS-GVO Vorgabe
  • Mitarbeiter werden für die DS-GVO sensibilisiert
  • Dokumentierte Schulung Ihrer Mitarbeiter
  • Wissensaufbau - Lerninhalte werden regelmäßig wiederholt
  • Micro Learning - kurze Lerneinheiten (ca. 2-3 Minuten)

Externer
Datenschutz­beauftragter

  • Auf Wunsch sind wir Ihr externer Datenschutzbeauftragter
  • Ist-Aufnahme Ihres Unternehmens
  • Koordinaten aller Datenschutzaktivitäten
  • Ansprechpartner bei Fragen
  • Monatlich planbare Kosten

 

 

 

Mandantencloud

In einer Kanzlei gehört der Dokumentenaustausch mit Mandanten dazu. Oft wird hierbei auf das Medium E-Mail zurückgegriffen. Die Versendung per E-Mail ist aber nur bedingt sicher - dass Sicherheitslevel wird in aller Regel mit einer Postkarte gleichgesetzt. E-Mails verschlüsselt zu versenden ist hier eine Lösung, aber nicht in allen Fällen praktikabel und in der Umsetzung oft auch kompliziert.

Plattformen, um einfach und sicher Dokumente zu teilen, gibt es inzwischen sehr viele. Bei den bekanntesten wie Dropbox, OneDrive oder Google Drive stehen amerikanische Konzerne mit anderen Richtlinien dahinter. Eine europäische und sichere DS-GVO konforme Nutzung ist so nahezu unmöglich.

Unsere Mandatencloud basiert auf ownCloud. Das Open Source Produkt bietet jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Daten. Erweitert durch das ownCloud KMU-Paket kommen Enterprise-Apps hinzu, die einen DS-GVO konformen Betrieb ermöglichen, da sowohl eine Logging Funktion (wer hat wann und was mit welcher Datei gemacht) und weitere Sicherheitsfunktionen enthalten sind. Wenn man das Paket mit Collabora Online Office erweitert, besteht ohne Aufwand die Möglichkeit gemeinsam und zeitgleich an Dokumenten zu arbeiten.

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EDIRA

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Um in einer Kanzlei DS-GVO konform zu arbeiten, ist neben den technischen und organisatorischen Maßnahmen auch eine umfassende Dokumentation notwendig.
Unsere Online Lösung EDIRA bietet Ihnen vielfältige Hilfestellungen und Arbeitserleichterungen, wenn es um Datensicherheit und Datenschutz geht. Enthalten ist das IT-Grundschutz-Kompendium des BSI. Hier werden strukturiert alle Bereiche eines Unternehmens nach Bedrohungen der IT-Sicherheit überprüft und beleuchtet. Es dient so als Bestandsaufnahme und zeigt Optimierungspotentiale auf.
Für die DS-GVO sind umfangreiche Dokumentationsvorlagen enthalten. Die vorgeschriebenen Verfahrensverzeichnisse werden auf Knopfdruck erstellt und müssen nur noch an die eigene Kanzlei angepasst werden. Darüber hinaus steht ein einfach zu bedienendes Tool für die Datenschutzfolgeabschätzung / Risikoanalyse zur Verfügung.
In EDIRA sind alle relevanten Informationen für Ihren Datenschutz an einem Ort. Sie und Ihr Datenschutzbeauftragter behalten jederzeit den Überblick.
Es besteht die Möglichkeit in einem Workshop gemeinsam mit Ihnen alle notwendigen Punkte für die DS-GVO oder den IT-Grundschutz zu bearbeiten und die Dokumentation zu erstellen.

 

Security Check

Digitale Angriffe auf Ihr Kanzleinetzwerk sind an der Tagesordnung. Durch vielfältige Maßnahmen, die oft schon in Ihrer IT-Infrastruktur vorhanden sind, bleibt es bei Angriffen meistens bei einem Versuch und Sie und Ihre Daten sind geschützt. Angreifer haben es oft auf Sicherheitslücken in der IT abgesehen.
Um potentielle Lücken zu erkennen, bieten wir Ihnen unseren Security Check an. Hierbei werden alle verwendeten EDV Systeme auf bekannte Sicherheitslücken getestet. Der Report darüber zeigt auf, welche Maßnahmen getroffen werden sollten, damit diese Lücken geschlossen werden können.
In unserem Basis Check wird neben Ihrer Webseite und dem von Ihnen verwendeten E-Mailserver auch der Internetzugang Ihrer Kanzlei nach Schwachstellen untersucht. Darüber hinaus empfehlen wir die Überprüfung des Kanzlei-Netzwerkes und somit aller PCs, Notebooks usw.

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Online Kurs Datensicherheit

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Die IT-Sicherheit betrifft alle Mitarbeiter Ihrer Kanzlei und erfordert, dass sich jeder an bestimmte Regeln und Richtlinien hält, um gewisse Standards in der Datensicherheit einzuhalten. Es ist sinnvoll, dass auch alle Mitarbeiter für das Thema sensibilisiert werden und genügend Wissen aufbauen, um wichtige Zusammenhänge zu verstehen.
Wir bieten mit unserem online Kurs „Datensicherheit“ eine Möglichkeit dies ohne Aufwand und in kurzer Zeit direkt am Arbeitsplatz durchzuführen. Unsere Lerninhalte werden mit 2-3 Minuten langen Videos vermittelt. Die Lernkontrolle erfolgt durch verschiedene Aufgaben und Fragen, die zu beantworten sind. Die Teilnehmer erhalten von Montag bis Mittwoch früh am Morgen eine E-Mail mit einem neu zu erlernenden Kapitel. Von Montag bis Freitag werden, je nach Lernfortschritt, bereits gelernte Inhalte zur Wiederholung angeboten. So geht es nicht nur um die reine Informationsvermittlung, sondern um einen nachhaltigen strukturierten und einfachen Wissensaufbau.

 

Online Kurs DS-GVO für Mitarbeiter

Die DS-GVO beinhaltet keinen Artikel der explizit vorschreibt, dass Mitarbeiter geschult werden müssen. Es ergibt sich aber aus einzelnen Vorgaben, die durch Ihre Mitarbeiter auszuführen sind. Dies sind z. B. Auskunftspflichten, Löschpflichten und der Umgang mit personenbezogenen Daten. Es ist sinnvoll alle Mitarbeiter auf den aktuellsten Stand weiterzubilden.
Der online Kurs DS-GVO für Mitarbeiter bietet auf 17 Kapitel verteilt das notwendige Wissen. Jedes Kapitel vermittelt ausführlich mit einem ca. 2-3 Minuten langen Video das jeweilige Thema. Es erfolgt eine Lernkontrolle durch zu beantwortende Fragen.
Ziel des Kurses ist es, bei Ihren Mitarbeitern nachhaltig und auf lange Sicht Wissen aufzubauen. Der Kursteilnehmer erhält früh am Morgen eine E-Mail mit einem neu zu erlernenden und zu wiederholenden Kapitel. Durch die Lernkontrolle kann der Mitarbeiter selbständig seinen Stand des jeweiligen Themas überprüfen.

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Externer Datenschutzbeauftragter

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In jeder Kanzlei, wo mehr als 20 Mitarbeiter regelmäßig mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind, ist ein Datenschutzbeauftragter (DSB) zu benennen. Unabhängig von der Mitarbeiterzahl gilt die Pflicht auch dann, wenn besondere Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Darunter fallen z. B. Daten im Zusammenhang mit Verurteilungen und Straftaten (Artikel 10 DS-GVO) und Daten gemäß Artikel 9 DS-GVO. Der DSB kann ein Mitarbeiter aus der eigenen Kanzlei oder ein externer Datenschutzbeauftragter sein. Wir bieten Ihnen durch uns die Stellung des externen Datenschutzbeauftragten an. Unser Datenschutzbeauftragter ist in einer neutralen Position und kann Sie ohne Interessenskonflikte beraten und schulen. Dabei sind wir Ihr erster Ansprechpartner, wenn es um Fragen rund um den Datenschutz geht. Je nach benötigter Leistung haben Sie einen monatlichen Festpreis.
Unser Angebot gilt aber auch Projektbezogen, wenn es z. B. um eine Ist-Aufnahme in Ihrer Kanzlei geht oder Ihre DS-GVO Dokumentation fertiggestellt werden soll.

 

Unsere Dienstleistungen

Wir bieten nicht nur die entsprechenden Cloudprodukte für Ihre Kanzlei an, auch unterstützen wir Sie gerne dabei, Ihre Produkte effektiv einzusetzen.
Für die Mandantencloud bieten wir Ihnen eine Anwenderschulung an, die je nach Wunsch bei Ihnen vor Ort oder online per Videokonferenz stattfinden kann. Bei den Bereichen Datensicherheit und Datenschutz ist uns bewusst, dass die Umsetzung der Dokumentation ein komplexes Aufgabenfeld ist.

Gerne sind wir bei der Ist-Analyse, gemäß BSI IT-Grundschutz, bei der Dokumentation Ihrer Kanzlei für die DS-GVO Konformität oder bei der Umsetzung von Datensicherheitsmaßnahmen behilflich.

Gerne beraten wir Sie, sprechen Sie uns einfach an.

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