Benno Mailarchiv – mehr als E-Mail Archivierung

Welche Vorteile bietet die E-Mailarchivierung?

Bei vielen Menschen ist der E-Mail Posteingang mehr als nur ein Ort für Kommunikation. Er dient auch als Archiv dessen, was war. Mit der Suchfunktion der Maillösung soll die gewünschte Information wiedergefunden werden.

Diese Vorgehensweise ist aus mehreren Blickwinkeln ungünstig. Technisch wird schneller und teurer Speicherplatz mit älteren Informationen gefüllt. Je nach Maillösung sind die Suchergebnisse unterschiedlich gut und nicht jedes Programm ist in der Lage auch Dateianhänge zu durchsuchen.

Aus Sicht der Betriebsführung sind Vorschriften für die Aufbewahrung von elektronischen Informationen einzuhalten. Das Finanzministerium hat diese im November 2019 in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ neu zusammengefasst, kurz auch GoBD genannt.

Angeraten ist eine E-Mailarchivierung, die Ihnen folgende Anforderungen löst:

• Automatisierte Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
• Zugriff für alle Mitarbeiter auf das Archiv, um keine alten Informationen auf dem Haupt-E-Mailsystem speichern zu müssen
• Durchsuchbarkeit von E-Mail-Anhängen
• Einhaltung der GoBD
• Einhaltung der DS-GVO
• Maximale Kompatibiltiät, falls E-Maillösung ausgetauscht wird

In den folgenden kurzen Kapiteln möchten wir kurz auf die oben genannten Punkte eingehen.

Automatisierte Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails

Um die später im Text erläuterte GoBD konforme Archivierung einhalten zu können, ist es notwendig, dass alle ein- und ausgehenden E-Mails unverändert archiviert werden. Dies wird im Zusammenspiel mit Benno Mailarchiv dadurch gelöst, dass auf dem Mailserver an der Schnittstelle zum Internet diese „abgefangen“ und an den Benno Server weitergeleitet werden.
Dies geschieht automatisch, nach der initialen Konfiguration sind keine Aufwände für die Archivierung notwendig.

Benno Mailarchiv kann sowohl auf einem Server im Haus installiert werden, als Cloud Service gebucht oder als gemanagte Lösung auf einem V-Server in unserem Rechenzentrum betrieben werden. Somit sind die archivierten Informationen sicher vor dem Augen dritter.

Zugriff für alle Mitarbeiter auf das Archiv, um keine alten Informationen auf dem Haupt-E-Mailsystem speichern zu müssen

Wie am Anfang dieses Blogpost bemerkt, führt die stetig größer werdende Anzahl an E-Mails auf dem E-Mail- oder Groupwaresystem dazu, dass der schnelle und damit auch teurere Speicherplatz hauptsächlich mit alten Informationen gefüllt wird.

Benno Mailarchiv bietet unter anderem eine moderne Weboberfläche an, mit der alle Mitarbeiter Zugriff auf das Archiv erhalten. Dieser Zugriff ist nur lesend, d.h. eine Veränderung ist nicht möglich. Auch kann der Zugriff, auf welche Postfächer der jeweilige Kollege oder Kollegin zugreifen soll, fein granuliert konfiguriert werden.

In Kombination mit einer Routine, dass E-Mails die ein bestimmtes Alter überschritten haben, auf dem Haupt-Mailsystem gelöscht werden, bringt planbare und stabile Kosten für die Speicher- und Backup-Medien.

Durchsuchbarkeit von E-Mail-Anhängen

In Projekten werden nicht nur reine Textinformation in E-Mails versendet, angehangene Dokumente im PDF-, Bild- oder Office-Format können ebenfalls viele weitere Informationen enthalten. Um vergangene Vorgänge nachvollziehen zu können, ist es notwendig, diese mit wenig Aufwand wiederzufinden.

Benno Mailarchiv macht nicht nur die E-Mail sondern auch die Anhänge durchsuchbar. Die gewünschten Informationen sind durch eine serverseitige Indexierung in Sekundenbruchteilen verfügbar. Verwendet wird Lucene, die gleiche Routine die z. B. auch von Wikipedia verwendet wird.

Neben der „normalen Suche“, wie man sie von Suchmaschinen kennt, ist eine „erweiterte Suchmöglichkeit“ enthalten, um schneller zum Ergebniss zu kommen. Sie können damit z. B. angeben, wo gesucht werden soll (z. B. nur im Betreff) und mit den Wörtern AND, NOT und OR mehrere Suchbegriffe verknüpfen. Auch ist die Verwendung von Wildcards mit* und ? möglich, um z.B. mit der Suche nach „*Leiter“ sowohl den IT-Leiter als auch den Projektleiter zu finden.

Einhaltung der GoBD

Die GoBD ist eine Vorschrift, die viele Vorgaben macht. Auf E-Mails bezogen ist z.B. das nachvollziehbare unveränderte Archiv gefordert. Dass bedeutet, es muss sichergestellt sein, dass gewisse Informationen nicht gelöscht werden.

Benno Mailarchiv erzeugt für jede archivierte E-Mail eine SHA-256 Prüfsumme, die journalisiert wird. Das Journal selbst erzeugt die Prüfsummen mit Hilfe der vorangegangenen Prüfsummen. Bei der Gegenprüfung würde nun bei einer fehlenden E-Mail eine falsche Prüfsumme ausgegeben und die Archivierung wäre nachweisbar manipuliert worden.

Dies alleine reicht aber nicht aus, um die GoBD zu erfüllen. Gefordert ist neben der technischen Realisierung auch eine Verfahrensdokumentation zur „Dokumentation der Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens“.
Diese wird z. B. durch Wirtschaftsprüfer überprüft. Mit dem Einsatz von Benno Mailarchiv und einer Verfahrensdokumentation ist die unabhängige Prüfung jederzeit gewährleistet.

Gerne verweisen wir auf ein Whitepaper zur gesetzeskonformen Mailarchivierung des Herstellers unter diesem Link.

Einhaltung der DS-GVO

Da in E-Mails auch personenbezogene Informationen enthalten sind, greifen auch die Vorschriften dieser Verordnung.

Diese fordert unter anderem, dass personenbezogene Daten nach 10 Jahren gelöscht werden müssen. Dies kann automatisch oder manuell geschehen. Es muß sich um einen dokumentierten Prozess handeln.

In Benno Mailarchiv werden keine Daten automatisch gelöscht! Die gesetzlichen Anforderungen können mit der Archivlösung Benno eingehalten werden, d. h. ein von Ihnen als notwendig erachteter Löschvorgang kann manuell durchgeführt werden.

Maximale Kompatibiltiät, falls die E-Maillösung ausgetauscht wird

Der Markt der Groupware- und E-Maillösungen ist groß. Hin und wieder ändern sich in Unternehmen die Anforderungen und Begebenheiten, die einen Wechsel notwendig machen.

Zum Beispiel haben viele Unternehmen nach anfänglicher Euphorie für die Office 365 – Cloud von Microsoft erkannt, dass es einige Punkte gibt, die gegen eine Nutzung sprechen und sind zu anderen Lösungen gewechselt.

Benno Mailarchiv macht durch die Verwendung von Standardprotokollen und -schnittstellen die Anbindung an nahezu jede Lösung möglich. Auch kann bei einem Wechsel durch eine veränderte Konfiguration die Archivlösung nahtlos weiterverwendet werden.

Fazit

Mit Benno Mailarchiv steht eine unter einer Open Source Lizenz stehende E-Mailarchivierungslösung zur Verfügung. Diese bietet neben der Möglichkeit, gesuchte E-Mails auch schnell und einfach wiederzufinden, auch alle Anforderungen der GoDB und DS-GVO als Standard.

Wenn Sie Fragen haben oder zukünftig Ihre E-Mails archivieren möchten und dabei alle gesetzlichen Vorgaben im Blick behalten wollen, sprechen Sie uns gerne an. Wir unterstützen Sie sowohl technisch als auch bei der Erstellung der Verfahrensdokumentationen. Rufen Sie uns an oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf.