Benno Mailarchiv – E-Mail Archivierung ist gesetzliche Vorschrift

von Katharina Weidlich

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Das Thema E-Mail Archivierung wird durch verschiedene gesetzliche Bestimmungen geregelt. In Deutschland sind besonders das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabeanordnung (AO) entscheidend, bei denen die elektronische Speicherung verpflichtend ist.

Nach Paragraph § 238 Abs. 2 HGB ist jeder Kaufmann (nicht aber Kleingewerbebetreibende oder Freiberufler) verpflichtet, ausgehende E-Mails, die als Handelsbriefe einzustufen sind, sechs Jahre zu archivieren.

Die Aufbewahrungsfrist für eingehende E-Mails ist in § 257 Abs. 4 HGB ebenfalls für sechs Jahre geregelt. Nach § 147 AO sind sonstige ein- und ausgehende E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug ebenfalls sechs Jahre aufzubewahren, außer es handelt sich um Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse oder Lageberichte – dann beträgt die Frist 10 Jahre.

Anlagen sind ebenfalls zu archivieren, wenn der Anhang für das Verständnis der Mail entscheidend ist.

Wenn die gesetzlichen Bestimmungen nicht eingehalten werden, drohen der Geschäftsführung eine Geldstrafe oder Freiheitsstrafe. Daher ist es notwendig eine E-Mail Archivierung im Unternehmen zu etablieren. Im Folgenden möchten wir Ihnen die auf Open Source Komponenten basierende Softwarelösung Benno Mailarchiv vorstellen.

Diese Vorteile bietet Ihnen Benno Mailarchiv bei der Archivierung

Benno Mailarchiv basiert auf Open Source Technologie und ist dadurch zukunftssicher, unabhängig und bietet zahlreiche Schnittstellen. Die native Unterstützung der Directory-Systeme Microsoft ActiveDirectory, LDAP und Univention Corporate Server ist ebenfalls verfügbar.

Durch die Archivierung wird Ihr Postfach entlastet und Sie haben trotzdem jederzeit die Möglichkeit, auf die archivierten E-Mails zuzugreifen. Dabei wird automatisch, revisionssicher und gesetzeskonform archiviert, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Zugriff haben Sie über ein Webinterface, welches Sie über einen regulären Webbrowser aufrufen können. Aber auch der mobile Zugriff auf die Daten ist selbstverständlich möglich.

Die Integration in Ihr Mailsetup geschieht durch Einbindung in den SMTP-Datenstrom. Alternativ kann auch ein Abholen der Mails aus einem Sammelpostfach geschehen. Durch das skalierbare und offene System bietet Benno Mailarchiv ein einfaches Lizenzmodell. Die Lizenzierung erfolgt nach Named Usern (Mailboxen). Selbstverständlich beinhaltet die Software auch ein einfaches und klares Berechtigungssystem, welches auch Multi-Mandantenfähig ist.

Benno Mailarchiv ist Teil des Open Source Cloud Stacks der Open Source Business Alliance, in welcher wir ebenfalls Mitglied sind.

 

Wie erreicht Benno Mailarchiv, dass die Mails gesetzeskonform gesichert werden?

Wie oben beschrieben, gibt es eine Reihe an Vorschriften bei der E-Mailarchivierung. Diese fordern u.a. dass sichergestellt sein muss, dass das Archiv im Nachgang nicht verändert werden kann.

Benno legt die Mails im Filesystem ab und erstellt über einen Block (eine bestimmte Menge an archivierten Mails) eine Prüfsumme. Die Prüfsumme des nächsten Blocks wird inklusive der Prüfsumme der vorherigen Blocks gebildet. So ist die Unveränderbarkeit gegeben und prüfbar.

Auch ist das Löschen von E-Mails so nicht möglich. Außnahme bilden natürlich die E-Mails, die beispielsweise gemäß DS-GVO gelöscht werden müssen.

Das reine sichere Ablegen von E-Mails reicht aber nicht aus. Das ganze muss in einem Verfahrensverzeichnis festgeschrieben werden. Der Aufbau des Verzeichnisses ist festgelegt und dient als Nachweis und Dokumentation.

Hinweise

Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern dient der grundlegenden Information. Bei Fragen und Problemen sollten Sie sich an einen Rechtsexperten wenden.

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