Effiziente Dokumenten-Einbringung in das DMS agorum core - Möglichkeiten und Vorteile

Wir leben in einer Welt, in der Digitalisierung und Automatisierung immer wichtiger werden. Daher ist es entscheidend, dass Dokumente effizient und zuverlässig in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) übertragen werden. In diesem Artikel möchten wir Ihnen die Möglichkeiten und Vorteile des agorum-Moduls "DocForm trennen" vorstellen.

Die Herausforderung des Scannens

Noch immer geschieht in vielen Fällen, trotz einer immer weiter fortschreitenden Digitalisierung, die Einbringung von Dokumenten durch den Einsatz eines Vorlageneinzugscanners. Der Scanner scannt jedoch nur die einzelnen Seiten des eingelegten Stapels ohne, dass er entscheiden kann, welche Seiten wirklich zu einem Dokument gehören. Hier steht Ihnen das Modul "DocForm trennen" des DMS agorum bei Seite, um diese Herausforderung zu überwinden.

Die Lösung: Automatisches Dokumente-Erkennen

Mit agorum bietet sich eine einfache und effiziente Möglichkeit an, die Daten direkt auf einem Netzwerklaufwerk abzuspeichern. Der Scanner nutzt dieses Laufwerk, um die gescannten Seiten als PDF abzuspeichern. Diese Funktion wird von sehr vielen Scannern unterstützt. Ein Automatismus sorgt dafür, dass die Seiten nun innerhalb von agorum automatisch indiziert werden und gleichzeitig in das Modul DocForm trennen eingefügt werden.

Das Modul selbst analysiert die einzelnen Seiten des Stapels, indem es versucht, jeweils erste Seiten zu erkennen um damit die Dokumente aus dem Stapel zu erfassen. Um dies zu erreichen, wird im Vorfeld über einen Trainingsmodus jedes neue Dokument einmalig eingelernt und dabei eine Definition per Mausklick erstellt. Alternativ ist auch die Verwendung eines Trennblattes möglich. Dann ist im Vorfeld der einzuscannende Stapel mit den Trennblättern zwischen den Dokumenten zu bestücken. DocForm macht dann den Rest bei der Erkennung.

Die Automatisierung

Nachdem das Modul die Dokumente identifiziert hat, werden diese an die zuvor festgelegten Verarbeitungsschritte weitergegeben. Hier sind automatisierte Ablagen in Verzeichnisse, aber auch die Weitergabe an spezifische Workflows möglich. Das DocForm-Modul digitalisiert einfach und effizient Ihre Dokumente. Bei einer Vielzahl von Dokumenteninnerhalb des DMS verschafft die Suchfunktion mit individuellen Suchmasken und Volltextsuche Abhilfe.

Wir werden in einem nächsten agorum Spotlight auf die weiteren Verarbeitungsmöglichkeiten eingehen und Ihnen zeigen, wie Sie diese nutzen können, um Ihre Dokumente noch weiter zu automatisieren. Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen gezeigt, wie wichtig es ist, effiziente Lösungen für die Einbringung von Dokumenten zur Verfügung zu haben. Wenn Sie weitere Fragen haben oder konkrete Einsatzmöglichkeiten besprechen möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.