Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung mit Benno

Da E-Mails handels- bzw. steuerrechtlich relevante Geschäftsdokumente sind, gibt es strenge Regelungen, wie Unternehmen mit diesen Dokumenten umgehen müssen. Das Stichwort lautet "gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung". Wie aber sehen die Vorgaben genau aus? Muss jede E-Mail archiviert werden? Und wie setzt ein Unternehmen die E-Mail-Archivierung rechtskonform und möglichst effizient um?

Fakten über die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

Bis auf Kleinunternehmener müssen alle Unternehmen die geschäftliche Korrespondenz sechs bis zehn Jahre lang aufbewahren. Aus diesem Grund müssen Unternehmen jede geschäftliche E-Mail inklusive Anhängen zehn Jahre lang archiviert halten und unter anderem auch aus Effizienzgründen anschließend zuverlässig löschen. Nicht aufbewahrt werden müssen (aber dürfen) Spam-E-Mails, Newsletter und Werbung.

Mit privaten E-Mails von Mitarbeitern sieht es jedoch anders aus. Diese dürfen nicht gespeichert werden. Wird in einem Unternehmen die private E-Mail-Nutzung geduldet, so benötigt das Unternehmen die explizite Einwilligung von den Mitarbeitern, dass die E-Mails gespeichert werden dürfen. Ansonsten ist die Speicherung der privaten E-Mails verboten. Um kein striktes privates E-Mail-Verbot im Unternehmen auferlegen zu müssen, können Unternehmen bspw. die Regelung treffen, dass private E-Mails über die eigenen Free-Mail-Accounts abgewickelt werden müssen und somit nicht mit dem geschäftlichen Verkehr über den geschäftlichen E-Mail-Account in Verbindung kommen.

Eine Verschlüsselung des Mail-Archivs ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, jedoch aus Eigeninteresse und Interesse der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten sinnvoll.

Wie kann eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung erfolgen?

Eine serverseitige Lösung ist nötig, um den geschäftlichen E-Mail-Verkehr mit Anhängen sicher (z. B. vor Fälschungen) und durchsuchbar zu archivieren. Spezielle Lösungen für E-Mail-Archivierung bieten sich an, um die Archivierung effizient, sicher und zuverlässig zu gestalten. Um die Leistung des Mail-Servers nicht zu schmälern, eignet sich eine Cloud-Anwendung oder ein dedizierter Server.