Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung mit Benno

Da E-Mails handels- bzw. steuerrechtlich relevante Geschäftsdokumente sind, gibt es strenge Regelungen, wie Unternehmen mit diesen Dokumenten umgehen müssen. Das Stichwort lautet "gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung". Wie aber sehen die Vorgaben genau aus? Muss jede E-Mail archiviert werden? Und wie setzt ein Unternehmen die E-Mail-Archivierung rechtskonform und möglichst effizient um?

Fakten über die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

Bis auf Kleinunternehmener müssen alle Unternehmen die geschäftliche Korrespondenz sechs bis zehn Jahre lang aufbewahren. Aus diesem Grund müssen Unternehmen jede geschäftliche E-Mail inklusive Anhängen zehn Jahre lang archiviert halten und unter anderem auch aus Effizienzgründen anschließend zuverlässig löschen. Nicht aufbewahrt werden müssen (aber dürfen) Spam-E-Mails, Newsletter und Werbung.

Mit privaten E-Mails von Mitarbeitern sieht es jedoch anders aus. Diese dürfen nicht gespeichert werden. Wird in einem Unternehmen die private E-Mail-Nutzung geduldet, so benötigt das Unternehmen die explizite Einwilligung von den Mitarbeitern, dass die E-Mails gespeichert werden dürfen. Ansonsten ist die Speicherung der privaten E-Mails verboten. Um kein striktes privates E-Mail-Verbot im Unternehmen auferlegen zu müssen, können Unternehmen bspw. die Regelung treffen, dass private E-Mails über die eigenen Free-Mail-Accounts abgewickelt werden müssen und somit nicht mit dem geschäftlichen Verkehr über den geschäftlichen E-Mail-Account in Verbindung kommen.

Eine Verschlüsselung des Mail-Archivs ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, jedoch aus Eigeninteresse und Interesse der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten sinnvoll.

Wie kann eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung erfolgen?

Eine serverseitige Lösung ist nötig, um den geschäftlichen E-Mail-Verkehr mit Anhängen sicher (z. B. vor Fälschungen) und durchsuchbar zu archivieren. Spezielle Lösungen für E-Mail-Archivierung bieten sich an, um die Archivierung effizient, sicher und zuverlässig zu gestalten. Um die Leistung des Mail-Servers nicht zu schmälern, eignet sich eine Cloud-Anwendung oder ein dedizierter Server. 

Unsere Lösung: Benno MailArchiv

Benno MailArchiv ist eine Open-Source-Lösung, die wir aufgrund der einfachen, intuitiven Anwendung, aufgrund von Effizienzvorteilen, wegen der Zuverlässigkeit und aufgrund vieler weiterer Vorteile für Sie anbieten und sehr empfehlen können. Wenn Sie sich für Benno MailArchiv interessieren, können Sie sich hier weiter über Funktionen und Vorteile von Benno informieren.