Kopano – Eine Groupware für die Zukunft?

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Digitale Souveränität, Sicherheitslücken in Microsoft Exchange, Videokonferenzen, E-Mails … Unser Blogartikel beginnt mit Schlagwörtern, die aktuell die Medienlandschaft beschäftigen. Was in den ersten Jahren ab 2010 ein echter Hype war, nämlich „Alternative Groupwarelösungen zu Exchange“, scheint wieder an Wahrnehmung zu gewinnen.

Kopano ist eine souveräne Groupwarelösung

Kopano ist eine Open Source Groupwarelösung, die dem Feature-Set von Exchange in nichts nachsteht. Kopano ist ein Unternehmen mit Firmensitz in Delft (NL) und Hannover (D) und ist das Nachfolgeprodukt vom gleichnamigen Unternehmen Zarafa.

Mit Kopano erhält man per WebApp, einer Desktop Applikation „DeskApp“, Smartphones und Tablets und natürlich Outlook, Zugriff auf seine Informationen. Ganz im Groupware-Stil, sodass man einfacher zusammenarbeiten kann. Die Linux basierte Lösung zeichnet sich dadurch aus, dass sie sich perfekt in bestehende Infrastrukturen integriert. Ein LDAP oder Active Directory kann ebenso einfach nahtlos integriert werden, wie ein bestehender E-Mailserver mit funktionierendem Spam- und Virenschutz.

Ein Wort zu Outlook

Ein Grund für die Umbenennung von Zarafa in Kopano war der Strategiewechsel weg von Outlook, hin zu mobiler Nutzung mit WebApp und DeskApp.

Eine Anbindung von Outlook ist dennoch möglich. Die Anbindung wird über das Active Sync Protokoll hergestellt und bietet Zugriff auf alle Daten. Möchte man nun Groupware Funktionen nutzen, ist eine Outlook-Extension notwendig. Diese bietet dann Zugriff auf das globale Adressbuch und freigegebene Ordner anderer Teilnehmer. Dafür bringt die Erweiterung ein eigenes Menü in Outlook mit entsprechenden Funktionen mit. Vorzugsweise sollte die DeskApp oder die WebApp genutzt werden, denn nur hier stehen alle Funktionen ohne Umweg und komfortabel zur Verfügung.

Langweilig oder Innovativ?

Nach der bereits angesprochenen Hype-Zeit wurde es öffentlich still um alternative Groupwaresysteme. Microsoft bietet mit Microsoft 365 (ehemals Office 365) ein Cloudangebot an, was mit günstigen Preisen viele Unternehmen (zurück-) gewonnen hat. Die Linux basierte Groupware wurde für viele uninteressant, da sie ihr Produkt bei Microsoft wohl gefunden hatten.

Beim zweiten Hinsehen stellt man aber fest, das die Daten in den USA und global verteilt sind. Um Stabilität und Sicherheit in der großen weiten Microsoft-Welt ist es aber auch nicht besser bestellt, als bei allen anderen Anbietern. Auch werden die Vorgaben der DS-GVO nicht eingehalten. Unlängst wurde die Nutzung speziell von Diensten bei US-Anbietern durch ein EuGH-Urteil sogar untersagt.

Kopano bietet die Möglichkeit, die Daten völlig „digital souverän“ zu speichern. Die Nutzer behalten die Kontrolle über die Daten, da sie selber entscheiden, wo und wie diese gespeichert werden. Das ist innovativ, sicher und DS-GVO konform.

Neuigkeiten von Kopano

Die vorhin angesprochenen Innovationen sind für den kritischen Betrachter aber wohl eher Standardanforderungen. Aber es gibt auch echte Innovationen.

Kopano One vs. Kopano Groupware

Seit einiger Zeit gibt es die Möglichkeit, aus zwei Produkten bei Kopano zu wählen. Die bekannte Groupware zeichnet sich dadurch aus, dass man sie auf sein eigenes Unternehmen angepasst integrieren und nutzen kann.

Kopano One geht einen anderen Weg und bietet eine sehr schnell zu implementierende Standardlösung an. Dieser Ansatz bietet auch die Möglichkeit, eine Standardinstallation zu definieren, die dann ihren Vorteil ausspielt, wenn von einer lokalen Installation zu einem Rechenzentrumsanbieter oder von einem Cloudprovider zum nächsten gewechselt wird. Die Migration wird somit massiv erleichtert.

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Punkt ist die damit geschaffene Möglichkeit, unabhängig vom technischen Wissensstand, einen eigenen E-Mail und Kalenderserver aufzusetzen. Da es sich um kritische Infrastruktur im Sinne der Sicherheit und der Produktivität handelt, empfehlen wir, die Installation durch Fachleute durchführen zu lassen. Im Sinne der Digitalen Souveränität ist das auch der richtige Schritt. Weitere Infos finden Sie auch im Blogpost von Kopano.

Kopano Kraph und Microsoft Graph

Kraph ist bereits in der aktuellen Kopano Version enthalten aber in der nächsten Version, Kopano 9 besser integriert. Es ist die konsequente Weiterverfolgung der Kopano-Strategie.

Mit Kraph steht die Funktioalität von Microsoft Graph zur Verfügung. Die Definition von Microsoft dafür ist, dass Graph „ein Gateway zu den Daten und Informationen in Microsoft 365“ ist. Kurz um, über die angebotene Graph-API können leicht 3rd-Party Produkte wie CRM, ERP usw. ohne komplexe Integrationen an die Groupware angebunden werden. Damit werden die in der Vergangenheit oft eingesetzten Outlook-Plugins überflüssig und die Wahl des Clients freier.

Sowohl Graph als auch Kraph stehen sicherlich erst am Anfang Ihrer Möglichkeiten. Kraph bringt Ihnen aber heute schon die Möglichkeit, eine Software-Anbindung für Microsoft 365 (M365) so zu nutzen, dass diese auch mit Kopano funktioniert. Weitere technische Details verät der Blogartikel.

Ein Beispiel für eine produktive Umsetzung ist „Harmonizely“. Die Applikation bietet die Möglichkeit, auf der Webseite freie Termine anzuzeigen, damit dritte mit dem Nutzer einen Termin vereinbaren können. Harmonizely hatte grundsätzlich eine Anbindung an M365, funktioniert aber auch mit Kopano. Näheres finden Sie dazu im Blogartikel von Kopano.

Änderung im Subskriptions-Modell

Mit Kopano One zieht auch ein etwas angepasstes Subskriptionsmodell ein. Mit einer Subskription erhält man geprüfte Softwarepakete für verschiedene Distributionen, garantierte Updates und Herstellersupport. Hier kurz die Erläuterungen der enthaltenen Leistungen:

Mit Kopano Basic steht eine Subskription für kleine Unternehmen bereit. Diese bietet für Unternehmen Support für die Installation und den Betrieb eines Kopano-Servers.

Kopano Professional bietet zusätzlich neben einer Integration von Filesharinglösungen wie ownCloud direkt in die WebApp auch Kopano Kraph und Support für hochverfügbare Installationen. Darüber hinaus ist für kritische Situationen Remote-Support direkt durch den Hersteller möglich.

Für größere und komplexere Installationen bietet Kopano Enterprise die Unterstützung für Multi Tenancy, also den getrennten Betrieb mehrerer Unternehmen völlig getrennt voneinander und Support für Cluster-Installationen. Auch sind hier bereits Archiver-Subskriptionen enthalten.

Sowohl Basic als auch Professional sind in einem Starterpaket mit bereits bis zu 10 Benutzern zu erwerben, der Einstieg liegt bei 150,- Euro / Jahr für Basic und 300,- Euro / Jahr für Professional. Die Enterprise Variante enthält im Startetpaket bereits bis zu 50 Benutzer und liegt bei 2250,- Euro / Jahr.

Open Source und Software-Pakete

Entgegen anderen Linux basierten Exchange-Alternativen ist Kopano vollständig Open Source. Der vollständige Code kann sowohl auf der Kopano eigenen Plattform https://kopano.io als auch unter Github gefunden werden.

Um Kopano zu testen oder einen Kopano Server für den privaten Einsatz zu betreiben, spielt Open Source einen weiteren großen Vorteil aus. Man kann die Software „kostenlos herunterladen“ und ohne zusätzliche Lizenzkosten betreiben. Dafür kann man den Quellcode selbst kompilieren. Einfacher aber ist es, wenn man Softwarepakete herunter laden kann. Kopano bietet hier sogenannte „nightly builds“ an.

Fazit

Kopano spielt den Ball weiter, den Zarafa seinerzeit aufgenommen hat, ein Drop-In-Replacement für Microsoft Exchange zu sein. Von der Featurekompatibilität hin zu Kraph ist Kopano für die allermeisten Einsatzzwecke die beste Alternative.

Die Frage war, ist Kopano die Groupware für die Zukunft? Das ursprüngliche Ziel war es, die perfekte Alternative für Microsoft Exchange zu sein. Dies treibt den Anbieter immer noch an und mit Kraph sieht man die Ergebnisse. Die Strategien für die Zukunft sind neben dem Einsatz im Unternehmen unter anderem auch der unabhängige Betrieb in der Cloud. Somit kann diese Frage mit Ja beantwortet werden.

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Autoren
Markus Espenhain

Unser Geschäfts­führer und Gründer ist für die Strategie und den Kontakt zu Kunden & Partnern verantwortlich. Im Blog stellt er Ihnen neue Partnerschaften und Unternehmens-News vor.

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Ioannis Dimas

Datenschutz und Informationssicherheit sind seine Herzensangelegenheit. Er berät Unternehmen zu diesen Themen und kann viel dazu berichten.

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Marco Welter

 

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