MS Word speichert nun automatisch in der Cloud: So schützen Sie Ihre Daten

Cloud-basierte Softwarelösungen ändern zunehmend die Art und Weise, wie wir unsere Daten verarbeiten und speichern: weg vom aktiven Klick auf „Speichern“, hin zum automatischen Speichern im Hintergrund. Auf den ersten Blick erscheint dies für den Nutzer vorallem bequem zu sein. Schnell haben jedoch andere in die Software eingebundene Dienste wie beispielsweise die zur Unterstützung dienende Künstliche Intelligenz ebenfalls ihre Fühler ausgefahren.

Genau diese Situation spielt sich nun bei MS Word ab. Seit kurzem werden in Word erstellte Dateien automatisch in der Microsoft-Cloud Onedrive gespeichert.  Somit kann Microsofts Künstliche Intelligenz Copilot ebenfalls auf die Inhalte zugreifen. Für den Nutzer scheint dies im ersten Moment praktisch zu sein, aus Sichtweise des Datenschutzes allerdings ist dies ein Alarmruf. Grund dafür: Der Einsatz von Copilot bringt einige Datenschutzrisiken mit sich.

Um unsere Datensicherheit müssen wir uns also weiterhin proaktiv selber kümmern. Wir geben Handlungsempfehlungen im Umgang mit MS Word, mit denen Sie die Kontrolle über die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Dokumente zurückgewinnen, Daten schützen und Zugriffsrisiken minimieren.

1. Das Problem verstehen

Microsoft Word speichert neue Word-Dokumente standardmäßig in der Cloud, beispielsweise auf OneDrive. Diese Automatisierung hat zwar ihre praktischen Seiten, birgt aber auch Risiken.

Risiken automatischer Speicherung

• Keine Kontrolle über den Speicherort: Ihre Daten liegen nicht mehr lokal auf Ihrem PC bzw. Servern, sondern auf Servern von Microsoft, über deren Standort und Sicherheit Sie keine vollständige Kontrolle haben. Eine Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen ist nur schwer umzusetzen. Der Speicherstandort ist nicht immer eindeutig zu erkennen.
• KI-Zugriff: Sobald die Daten in der Cloud liegen, erhält Microsofts Künstliche Intelligenz Copilot samt deren Agenten Zugriff auf diese Daten. Der Zugriff erfolgt allerdings nur, wenn eine passende Microsoft Copilot Lizenz besteht.

US CLOUD Act und Datenweitergabe

Das Speichern in der Microsoft-Cloud bringt weitere Probleme mit sich, da Microsoft dem US CLOUD Act unterliegt. Das bedeutet, dass US-Behörden Zugriff auf Ihre Daten erhalten können, selbst wenn diese auf Servern innerhalb der EU liegen.

Preisgabe von Informationen

Zwar gibt Microsoft an, dass Ihre Daten von Copilot nicht für Trainingszwecke genutzt werden, dennoch sollten Sie hier nicht unbedacht agieren. So kann es beispielsweise im Unternehmen dazu kommen, dass Copilot, wenn er nicht korrekt konfiguriert ist, auf Daten zugreift und sie einem Mitarbeiter ausgibt, für den sie eigentlich nicht bestimmt sind.

Ein weiteres Szenario ist die unkontrollierte Offenlegung von eigentlich unter Verschluß zu haltenden Informationen. Hier sind nicht nur Probleme im Zusammenhang mit Geheimnisträgern gemeint, sondern ebenfalls die Offenlegung bei eigentlich vertraglich geheim zu haltenden Informationen, ggf. sogar mit entsprechenden Vertragsstrafen.

Ausweitung der Funktion geplant

An dieser Stelle ist es wichtig zu erwähnen, dass diese Änderung aktuell nur für Microsoft Word gilt. Allerdings plant Microsoft laut eigenen Angaben, diese Funktion auch bald für PowerPoint und Excel einzuführen. Es ist also nur eine Frage der Zeit, bis auch Ihre Tabellen und Präsentationen automatisch in die Cloud geladen werden.

2. Ihre Daten schützen

Die gute Nachricht ist: Sie können etwas dagegen unternehmen:

Möglichkeit 1 – Deaktivieren Sie das automatische Speichern

Deaktivieren Sie das automatische Speichern: Eine einfache Maßnahme ist, das automatische Speichern zu deaktivieren und Ihre Daten stattdessen gezielt manuell auf Ihrem Computer oder im Netzwerk zu speichern. Diese Einstellungsmöglichkeit finden Sie über Datei > Optionen > Speichern.

Möglichkeit 2 – Passen Sie den Speicherort an

Passen Sie den Speicherort an: Es ist verständlich, dass nicht auf die Vorteile des automatischen Speicherns verzichtet werden möchte. Auch in diesem Fall gibt es eine Lösung: In den erwähnten Einstellungen können Sie ebenfalls den Speicherort für das automatische Speichern bestimmen. Wählen Sie hier einfach Ihren Computer oder Ihr Netzwerk aus, um zu verhindern, dass die Daten in die Cloud geladen werden.

Möglichkeit 3 – Wechseln Sie zu einer alternativen Software

Diese Maßnahme mag auf den ersten Blick drastisch erscheinen, kann sich jedoch im Hinblick auf den Datenschutz und die Informationssicherheit durchaus lohnen. Es gibt zahlreiche Alternativen zu den großen Office-Suiten. Open-Source-Lösungen oder datenschutzfreundlichere Programme bieten oft ähnliche Funktionen, ohne Ihre Daten in die Cloud zwingen zu wollen. Ein Beispiel wäre hier LibreOffice.

3. Eine Frage des Bewusstseins

Der Schutz Ihrer Daten ist keine einmalige Aktion, sondern eine bewusste Entscheidung. Machen Sie es zur Gewohnheit, zu überprüfen, wo Ihre Dateien gespeichert werden und widersetzen Sie sich dem scheinbaren Drang, alles in der Coud zu speichern. Hinterfragen Sie die Standardeinstellungen von Software und nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen die Programme bieten, um die Kontrolle über Ihre Daten zu behalten.

Indem Sie diese einfachen Schritte befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihre Texte, Ideen und sensiblen Unternehmensinformationen dort bleiben, wo sie hingehören: unter Ihrer Kontrolle und in Ihrer Hand.

Unabhängig und genauso flexibel: Gerne stehen wir Ihnen beratend und bei der Umsetzung zur Seite, damit Sie die Kontrolle über Ihre Daten behalten und digitale Souveränität leben können – mit Blick auf Sicherheit, Transparenz und Kontrolle.