ownCloud - Gastkonten in der KMU Edition

Wir möchten die Serie über die Vorteile und Funktionen der ownCloud KMU Edition weiterführen. Die ownCloud KMU Edition ist eine, für kleine und mittelständische Unternehmen angepasste, Enterprise Edition. Die Subskription ist bereits ab 5 Benutzern für 300 € / Jahr bestellbar, ist allerdings auf 249 Benutzer begrenzt.

In unserem ersten Artikel haben wir über die Auditing und Logging Funktion berichtet. In diesem Blogpost möchten wir Ihnen die Möglichkeiten von Gastkonten vorstellen. Mit Gastkonten steht eine flexible Funktion zur Verfügung, bei der externe Personen über die Angabe einer E-Mailadresse Zugriff auf die ownCloud erhalten können.

Damit lassen sich zum Beispiel folgende Szenarien abbilden:

• externe Projektmitarbeiter erhalten für die Dauer des Projektes Zugriff auf alle zugehörigen Dokumente
• Kunden können auf einen speziell für Sie angelegte Ordner auf alle Dokumente zugreifen. Beispielsweise kann man so alle Rechnungen, Lieferscheine , Produktinformationen usw. bereitstellen.
• Für den Aufbau eines Partnerportales kann jedem Partner ein eigener Ordner mit den notwendigen Dokumenten zugeteilt werden. Über eine Gast-Gruppe können z. B. allgemeingültige Informationen wie Preislisten und Marketingmaterialien für alle bereitgestellt werden.

Einrichtung und Funktionsweise

Wie alle zusätzlichen Funktionen wird auch die Gastkontenfunktion über eine App im Marketplace der ownCloud aktiviert. Weitere Einstellungen müssen nicht vorgenommen werden.

Gastkonten müssen nicht vom Administrator gepflegt werden, jeder Benutzer ist in der Lage diese zu erstellen.

Dazu klickt man auf das Teilen-Symbol eines Ordners oder einer Datei, die man mit dem zukünftigen Gastnutzer teilen möchte. Bei „Nutzer und Gruppen“ gibt man anschließend die E-Mailadresse des Empfängers ein und kann dann dort die Gast-Funktion auswählen.

An die gewählte E-Mailadresse wird nun eine Nachricht versandt, die darauf hinweist, dass Informationen geteilt werden und man sich ein Passwort vergeben soll.

Der Gastbenutzer hat nun die Möglichkeit, sich mit E-Mailadresse und Passwort in der ownCloud anzumelden. Aus Sicht der Benutzerrechte ist der Gast einem normalen Benutzer gleichgestellt. Einzige Ausnahme ist, dass kein privater Bereich zur Verfügung gestellt wird. Gäste können nur Daten hochladen, sofern ein Ordner mit der entsprechenden Berechtigung mit ihnen geteilt wurde.

Ein Gastkonto besteht so lange, wie Ordner oder Dokumente mit der Mailadresse geteilt sind. Um einen Ordner mit allen angelegten Gästen zu teilen, kann dieser an die Gruppe „guest_app“ geteilt werden. Die Berechtigungen, die für Gäste verwaltet werden können, sind identisch mit denen für interne Benutzer.

Die Möglichkeit des weiteren Teilens von Inhalten ist für Gastbenutzer standardmäßig nicht möglich.

Fazit

Sie sehen also, dieses in der KMU-Edition enthaltene Modul stellt eine einfache und flexible Möglichkeit dar, externe Personen komfortabel in den Geschäftsablauf zu integrieren.

Sollten Sie weitere Fragen zum Modul oder zur Integrationsfähigkeit in Ihre ownCloud-Instanz haben, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.