So unterstützt EDIRA bei der Einhaltung der DSGVO in Unternehmen und Organisationen

Das DSMS-Tool EDIRA erleichtert die Umsetzung der DSGVO und schafft einen Überblick über Inhalte, die dokumentiert werden müssen.

„Datenschutz nervt“ denken viele Menschen, wenn sie mit der Einhaltung von Richtlinien, dem Dokumentieren von datenschutzrelevanter Informationen oder unbequemeren Arbeitsweisen konfrontiert sind. Auch wenn Datenschutz einen Mehraufwand mit sich bringen kann, ist er unerlässlich und gesetzlich vorgeschrieben. Tools wie das Datenschutz-Management System EDIRA helfen beim vermeintlichen Kampf gegen die Windmühlen.

Datenschutz als notwendiges Übel

Datenschutz scheint ein notwendiges Übel in Unternehmen zu sein und wird häufig vergessen oder erst am Ende mitbedacht. Die Gründe dafür sind vielfältig:

• Prozesse und Priorisierung: Neue Projekte sollen idealerweise zügig und effizient umgesetzt werden. Datenschutz wird dabei oft als "Nebenjob" betrachtet, der später erledigt werden soll. Etablierte Prozesse aufbrechen und neu zu modellieren erfordert Durchsetzungsstärke und Ressourcen. Wenn im Nachhinein Prozesse angepasst werden müssen, die nicht datenschutzkonform sind, ist dies für Projektteams häufig deprimierend und anstrengend. Datenschutz ist gleich zu Beginn zu betrachten und einzubeziehen. Dabei zeigt ein Unternehmen, dass es sich Gedanken über Datenhaltung und -speicherung und entsprechende gesetzliche Rechte gemacht hat.
• Mangelndes Bewusstsein und Verständnis: Viele Führungskräfte und Mitarbeiter verstehen die Bedeutung des Datenschutzes nicht vollständig. Es wird oft als reine Compliance-Anforderung wahrgenommen, ohne die Auswirkungen auf die Sicherheit des Unternehmens,  die Menschen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden und sich selbst.
• Fehlende Datenschutzkultur: In vielen Unternehmen fehlt eine Unternehmenskultur, die den Schutz personenbezogener Daten aktiv fördert und von allen Mitarbeitern verinnerlicht wird.

Vernachlässigter Datenschutz hat Konsequenzen

Wenn Datenschutz in Unternehmen nicht aktiv und konform gelebt wird, kann dies zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Sie reichen über Reputationsverlust, Verlust von Kunden und somit auch Marktpräsenz und große finanzielle Schäden. Zudem können Sicherheitslücken und unwiederbringliche Datenverluste entstehen. Die damit einhergehenden Folgen können auch die Menschen hinter den Daten noch lange verfolgen: Identitätsdiebstahl, Diskriminierung, finanzielle Einbußen, Arbeitsplatzwechsel oder -verlust.

Der Begriff Datenschutz ist bedauerlicherweise etwas unglücklich gewählt. Vielmehr geht es beim Datenschutz um Identitätsmanagement und den Schutz der betroffenen Personen.

Was erleichtert die Einhaltung der DSGVO?

1. Datenschutzbeauftragte/r (DSB): Ernennen Sie einen DSB, der die Einhaltung der DSGVO überwacht und sicherstellt, dass das Unternehmen die geltenden Datenschutzvorschriften einhält. Der DSB dient als Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen.
2. Datenschutzmanagementsystem (DSMS): Implementieren Sie ein DSMS, um Datenschutzprozesse zu standardisieren, zu dokumentieren und zu überwachen. Hier finden sich ebenfalls viele Synergieeffekte zur Informationssicherheit. Schutzmechanismen für personenbezogene Daten schützen ebenfalls Unternehmensdaten, wodurch eine stärkere Resilienz gegenüber Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen entsteht.
3. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Das Verarbeitungsverzeichnis oder auch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) genannt, ist nach der DSGVO und dem BDSG verpflichtend (Art. 30 DSGVO. § 70 BDSG), um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitungsprozesse eines Unternehmens zu gewährleisten. Es dient als zentrale Dokumentation, die sowohl der Eigenkontrolle des Unternehmens als auch der Überprüfung durch Aufsichtsbehörden dient. Die Erfassung der Verarbeitungstätigkeiten kann ressourcen- und zeitaufwendig sein, weshalb diese Tätigkeit oftmals immer wieder verschoben wird.
4. Schulung und Sensibilisierung: Schulen Sie alle Mitarbeiter regelmäßig im Bereich Datenschutz. Dies sollte die Grundlagen der DSGVO, die Rechte der betroffenen Personen und die Verantwortlichkeiten des Unternehmens umfassen. Regelmäßig bedeutet bereits im Onboardingprozess und einmal jährlich. Abteilungen, die besonders sensible Informationen verarbeiten, sollten auch zu diesem Umstand im Rahmen einer Datenschutzschulung spezifisch weitergebildet werden (Personalabteilung, Verwaltung, Entwicklung)

Wie hilft EDIRA bei der DSGVO-Umsetzung?

EDIRA ist eine Software zur Implementierung und  Aufrechterhaltung eines Datenschutzmanagementsystems und eignet sich ideal als Werkzeug zur Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen. Die Software ist eine umfassende Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen als auch Behörden.

Festlegung von Prozessen mit Dokumentenvorlagen

Zahlreiche Dokumentenvorlagen in EDIRA helfen bei der Festlegung von strukturierten Prozessen und praxistauglichen Regelungen:

• Datenschutzrichtlinien,
• Leitfäden zur konformen Einführung neuer IT-Systeme
• Handbücher für verschiedene Unternehmensbereiche
• Einwilligungserklärungen für Fotos und Videos
• Einwilligungserklärungen zur Weitergabe von Daten an Dritte
• Vorlagen zur Gewährleistung der Informationspflicht,
• Verpflichtungserklärungen,
• Notfallhandbuch,
• Verfahren zum Umgang mit Datenschutzvorfällen
• Richtlinien zum Umgang mit der betrieblichen Infrastruktur
• Richtlinie zur Nutzung Künstlicher Intelligenz durch Mitarbeite
• Erfassung von technischen und organisatorischen Maßnahmen
• und viele mehr

Durch das integrierte Textbearbeitungstool, die Versionierungsmöglichkeit, die Statusvergabe sowie die Angabe von Änderungsprotokollen können Dokumente gesteuert, vorgehalten, weiterentwickelt und zyklisch auditiert werden.

Was muss dokumentiert werden?

Zwingend zu dokumentieren sind Datenschutzrichtlinien, Prozesswege zur Meldung von Datenschutzverstößen, Vorgehensweisen bei einer Datenschutzfolgenabschätzung und das Verarbeitungsverzeichnis. Auch die Einführung neuer IT-Systeme hat strukturiert und dokumentiert zu erfolgen. Zudem sind Einwilligungserklärungen bei bestimmten Verarbeitungsschritten zwingend einzuholden und zu dokumentieren. Darüber hinaus kann es im Einzelfall sinnvoll sein, zusätzliche Regelungen zum Schutz von personenbezogenen Daten zu dokumentieren (bspw. Die Ausgabe und der Einzug von Firmeneigentum, System-Berechtigungen, Zugangsberechtigungen).

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Mithilfe von EDIRA kann ein Verarbeitungsverzeichnis mit wenigen Klicks analog zum Organigramm erstellt werden. Dabei wird der Anwender einfach und strukturiert durchgeleitet. Durch die Bereitstellung von Verarbeitungsvorlagen werden Zeit und Ressourcen gespart und die Erstellung wird deutlich effizienter. Die Erstellung erfolgt analog zum Organigramm, sodass ein Überblick über verschiedene Verarbeitungstätigkeiten in den einzelnen Abteilungen entsteht. Ein weiterer Aspekt ist die vereinfachte Bearbeitung von Auskunftsersuchen betroffener Personen. Durch die Erstellung des VVTs in EDIRA kann identifiziert werden, in welcher Abteilung und mit welcher Software im Unternehmen bestimmte personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Die Erstellung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 35 DSGVO) muss dann erfolgen, wenn eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen birgt. Dies kann bei der Verwendung von neuer Technologien (bspw. KI), aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung notwendig sein.
EDIRA leitet durch diesen Prozess durch und kann eine Bewertung der Verarbeitungstätigkeit ausgeben. Durch die Ergreifung von technischen und organisatorischen Maßnahmen kann das Risiko gemindert oder Schwachstellen aufgedeckt werden. Die Bewertung und die ergriffenen Maßnahmen lassen sich transparent in der Datenschutz-Folgenabschätzung darstellen.

Fazit: Mit EDIRA halten Sie die DSGVO ein

EDIRA ist ein Werkzeug, das die komplexen Anforderungen der DSGVO vereinfacht und deren Einhaltung unterstützt. Dies geschieht insbesondere durch Dokumentenvorlagen, die eine einfache Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses und der Datenschutz-Folgenabschätzung ermöglichen. Durch die Implementierung eines DSMS mit Edira wird der Aufwand vieler Datenschutzaufgaben reduziert. Die anwenderfreundliche Oberfläche hilft, datenschutzrechtliche Sachverhalte besser zu verstehen und wichtige Regelungen konform im Unternehmen zu etablieren, wodurch Fehler und Schwachstellen reduziert werden.