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Stichtag 01.01.2017: Die GoBD-Übergangsfrist endet

Gepostet am 23. Dezember 2016 von Sandra Schwarzer in „ETES-News“ Kommentare 0

Sandra Schwarzer
Neuigheiten zur E-Mail Archivierung

Stichtag 01.01.2017: Die GoBD-Übergangsfrist endet

Mit dem Beginn des neuen Jahres endet die Übergangsphase zur Umsetzung der GoBD Regeln. Bereits seit 2015 fliegen den Unternehmen, im Besonderen dem Einzelhandel, Begriffe wie GoBD, GoBS, GDPdU um den Kopf. Hier stellt sich die Frage: Erfüllen Sie alle Regelungen vollständig? Die Auswirkungen bei einem Verstoß kann für Unternehmen zu schwerwiegend finanziellen Nachteilen führen.

Die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, kurz GoBD, konkretisieren unter anderem die formalen Anforderungen der Finanzverwaltung an die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten. Somit ist jeder, der elektronische Systeme in irgendeiner Form betrieblich nutzt davon betroffen. In dieses Raster fallen elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme sowie Archiv- und Datenmanagementsysteme. Für das am 14. November 2014 veröffentlichte Dokument des Bundesfinanzministeriums galt bisweilen noch eine Schonfrist, welche zum Ende des Jahres abläuft.

Was ändert sich?

Vom Grundsatz ändert sich für die meisten Unternehmen nichts. Jedoch werden miitlerweile die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen ganz oder teilweise unter Einsatz von Informations- und Kommunikations-Technik abgebildet. Die per E-Mail versandten Daten werden vergleichsweise zur postalischen Übermittlung eher etwas stiefmütterlich behandelt. Während die Papiervariante archiviert und mit einem Eingangsstempel versehen wurde, geht man bei der digitalen Kommunikation davon aus, dass die Aufbewahrung im Postfach genügt. Das Fahrlässige an dieser Handhabung ist, dass es keine Garantie für die unveränderte Form der Daten gibt. Die GoBD verlangen von den Unternehmen ein hohes Maß an Professionalisierung im Umgang mit elektronisch Daten. Bereits seit einigen Jahren werden Unternehmen auf die Notwendigkeit einer E-Mail-Archivierung hingewiesen. Jetzt sind sie gesetzlich dazu verpflichtet, dass Geschäftsfälle belegbar sind.

Die wichtigsten Punkte im Bereich der Informations- und Kommunikations-Technik zur Erfüllung einer GoBD konformen E-Mail Archivierung sind:

  • Nachvollziehbarkeit: Aufzeichnungen von Geschäftsfällen müssen nachvollziehbar sein.
  • Nachprüfbarkeit: Jegliche Veränderung innerhalb eines elektronischen Dokumentes muss für einen sachverständigen Dritten prüfbar sein.
  • Unveränderbarkeit: Einträge dürfen nachträglich nicht verändert werden. Korrekturen und der ursprüngliche Inhalt müssen ersichtlich sein – auch bei elektronischen Daten. Demnach sollte sowohl das Original, als auch die veränderte Version archiviert sein.
  • Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle sind einzeln und lückenlos aufzuzeichnen.
  • Aufbewahrung: Alle elektronisch empfangenen und aufbewahrungspflichtigen Daten müssen in derselben Form aufbewahrt werden. Aufbewahrungspflicht: 10 Jahren
  • Sicherheit: Die Daten müssen vor Manipulation, unbefugter Nutzung und Verlust geschützt werden.

Demnach müssen Angebote, Rechnungen und so weiter die via E-Mail kommuniziert werden, von dem Unternehmen unverändert und stets abrufbar dokumentiert werden.
Neben den auferlegten Pflichten schafft eine GoBD konforme Archivierung auch einen Mehrwert für das Unternehmen und die Benutzer. Alte E-Mails können nach dem sie archiviert wurden aus den Postfächern gelöscht werden. Dadurch wird sowohl Speicher gespart als auch die Last auf den Mail-Servern reduziert. Des Weiteren werden die Restore-Zeiten im Falle eines Notfalls verringert. Die E-Mails sind trotz aktuellem Restore verfügbar, da der MailStore völlig unabhängig vom E-Mail-Server ist.

Die Archivierung der Emails betrifft heutzutage fast jedes Unternehmen – ganz gleich welche Branche und Zusammensetzung. Für die Realisierung gibt es bereits seit Jahren ausgereifte und unabhängige Software-Lösungen. Zwei davon (benno und agorum) finden Sie auch in unserem Portfolio. Sprechen sie uns an – wir finden die passende Lösung für Sie.

Tags dieses Beitrages: Archivierung, E-Mail, GoBD, Open Source
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