Blog
Newsletter
Shop
Login
Hinweisgeber-Meldestelle (HinSchG)
- Wahrnehmung der Pflichten einer Meldestelle durch zertifizierte Datenschutzberater
- Anonyme Abwicklung des Hinweisverfahrens
- Plausibilitätsprüfung eingehender Meldungen
- Datenschutzkonformität
- Sichergestellte Anonymität der meldenden Person
Unser Angebot: Individuelle Analyse der betroffenen Geschäftsprozesse
Wir besprechen Ihre individuelle Situation, gestalten gemeinsam Ihren Meldeprozess und begleiten die Etablierung in Ihrem Unternehmen. Ab diesem Zeitpunkt stehen wir für eingehende Hinweise als externe Meldestelle zur Verfügung.
Selbstverständlich stehen wir jederzeit mit Ihnen im engen Austausch zu eingehenden Hinweisen und bearbeiten diese mit Ihnen unter Wahrung der gesetzlich vorgeschriebenen Vorgaben und Pflichten. Dabei stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben zum Schutz der meldenden Person eingehalten werden.
Was ist das Hinweisgeber-
schutzgesetz (HinSchG)?
Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten müssen seit dem 02.07.2023 eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einführen. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt eine Umsetzungsfrist bis zum 17.12.2023.
Mit diesem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird die Whistleblower-Richtline in deutsches Recht umgesetzt und dient dazu, dass Hinweisgeber, die Verstöße gegen nationale Vorschriften und EU-Recht melden, zukünftig besser geschützt werden sollen.
Für welche Meldungen kommt das Gesetz zur Anwendung?
-
Verstöße, die strafbewehrt sind,
-
Vertöße, die bußgeldbewert sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
- sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft.
sonstige Verstöße:
- Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
- Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität;
- Vorgaben zur Sicherheit im Straßenverkehr;
- Vorgaben zum Umweltschutz;
- uvm.
Pflichten für Unternehmen
Das HinSchG verpflichtet Unternehmen, interne Meldestellen einzurichten, an welche sich Beschäftigte wenden und Verstöße melden können.
Diese Regelung betrifft jedoch nur Unternehmen, die mindestens 50 Beschäftigte haben bzw. - unabhängig von der Beschäftigteanzahl – Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger und Kredit- und Finanzdienstleitungsinstitute.
Bußgelder
Sollten Unternehmen die Regelungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle nicht gesetzeskonform umsetzen, drohen Bußgelder von bis zu 20.000 €. Sonstige Bußgelder sollen bis zu 50.000 € betragen. Zudem haften Geschäftsführer für Verstöße mit ihrem Privatvermögen.
Meldewege
Meldungen zu möglichen Verstößen können telefonisch, schriftlich (per Mail, Brief), persönlich oder über ein Whistleblowing-Portal erfolgen. Wir besprechen Ihre individuelle Situation mit Ihnen und finden eine passende Lösung für Ihr Unternehmen.
Interessenskonflikte bei internen Meldestellen
Unternehmen können eine interne Meldestelle errichten und die Aufgaben der Stelle einer Person übertragen, die bereits eine andere Funktion im Unternehmen einnimmt. Diese kann beispielsweise die Leitung der Compliance-Abteilung, Personalabteilung oder Datenschutzbeauftragte sein.
Hinsichtlich des Aufgabenspektrums und den Voraussetzungen an eine interne Meldestelle, kann es jedoch unter Umständen zu Interessenskonflikten aufgrund einer Doppelfunktion kommen. Daher ist im Vorhinein zu prüfen, welche Personen mit der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen betraut werden und ob Interessenskonflikte auftreten können. Alternativ kann durch die Fremdvergabe an einen externen Dienstleister diese Problematik ausgeschlossen werden.
Häufig gestellte Fragen
- Beschäftigte müssen die Möglichkeit haben, Meldungen anonym machen zu können
- Das Unternehmen muss eine Person oder Meldestelle benennen, die für die Bearbeitung der Meldungen zuständig ist und Folgemaßnahmen einleiten kann
- Für eine Meldung muss innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung erfolgen
- Beschäftigte müssen über dieses Verfahren transparent informiert werden
- Es gilt das Vertraulichkeitsgebot
- Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Die ausdrücklich im Gesetz geforderte Möglichkeit der anonymen Meldung und der übrigen Pflichten können durch Unternehmen unbeabsichtigt und ungewollt verletzt werden. Daher empfehlen wir Aufgabenbewältigung durch geschultes Fachpersonal und den Einsatz von speziellen IT-Tools zur Meldung und deren Administrierung durchführen zu lassen.
Sollten Unternehmen die Regelungen zur Einrichtung einer internen Meldestelle nicht gesetzeskonform umsetzen, drohen Bußgelder von bis zu 20.000 €. Sonstige Bußgelder sollen bis zu 50.000 € betragen. Zudem haften Geschäftsführer für Verstöße mit ihrem Privatvermögen.
In § 10 und §11 HinSchG werden der Umgang sowie die Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten in Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten geregelt. Ebenfalls wird geregelt wie mit Verstößen umzugehen ist.
Welche Personen und Abteilungen am besten geeignet sind, hängt von der Struktur des Unternehmens ab. Die Funktion der Meldestelle sollte unabhängig und ein Interessenskonflikt ausgeschlossen sein. In kleineren Unternehmen (bis zu 249 Beschäftigte) könnte diese Aufgabe durch einen Mitarbeiter in Doppelfunktion erfüllt werden, der direkt der Unternehmensleitung berichten kann. Auch können Datenschutzbeauftragte als Meldestellen in Unternehmen fungieren.
Wir als Datenschutzbeauftragte stehen Ihnen für die Erfüllung dieser gesetzlichen Pflicht gerne zur Seite und können als Meldestelle fungieren.
Weitere Dienstleistungen für Ihre Sicherheit
Was uns auszeichnet
