Mandantencloud

Ihre Vorteile

  • Einfach und sicher Dokumente mit Mandanten teilen
  • Benachrichtigung über neue Dokumente
  • Sie behalten jederzeit die Datenhoheit
  • Zugriff auf Ihre Dokumente von überall
  • DS-GVO-konform durch Enterprise-Features
  • Rechenzentrum in Stuttgart
dokumentenaustausch-geht-einfacher

 

Die Mandatencloud

In einer Kanzlei gehört der Dokumentenaustausch mit Mandanten dazu. Oft wird hierbei auf das Medium E-Mail zurückgegriffen. Die Versendung per E-Mail ist aber nur bedingt sicher - dass Sicherheitslevel wird in aller Regel mit einer Postkarte gleichgesetzt. E-Mails verschlüsselt zu versenden ist hier eine Lösung, aber nicht in allen Fällen praktikabel und in der Umsetzung oft auch kompliziert.

Plattformen, um einfach und sicher Dokumente zu teilen, gibt es inzwischen sehr viele. Bei den bekanntesten wie Dropbox, OneDrive oder Google Drive stehen amerikanische Konzerne mit anderen Richtlinien dahinter. Eine europäische und sichere DS-GVO konforme Nutzung ist so nahezu unmöglich.

Unsere Mandatencloud basiert auf ownCloud. Das Open Source Produkt bietet jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Daten. Erweitert durch das ownCloud KMU-Paket kommen Enterprise-Apps hinzu, die einen DS-GVO konformen Betrieb ermöglichen, da sowohl eine Logging Funktion (wer hat wann und was mit welcher Datei gemacht) und weitere Sicherheitsfunktionen enthalten sind. Wenn man das Paket mit Collabora Online Office erweitert, besteht ohne Aufwand die Möglichkeit gemeinsam und zeitgleich an Dokumenten zu arbeiten.

 

Highlights

Neben den grundlegenden Funktionen für sicheren Dateiaustausch, wie ein umfangreiches Berechtigungssystem für die Benutzer- und Gruppen der Kanzleimitarbeiter, jederzeit verschlüsselter Zugriff auf die Daten, das Teilen per Link an Dritte und der DS-GVO konforme Betrieb in unserem Rechenzentrum in Stuttgart, sind folgende Möglichkeiten besonders hervorzuheben.

Gastbenutzer

Für Mandaten die häufiger Dateien mit Ihnen teilen, können Sie einen Gastbenutzer anlegen. So ist für die Mandaten ein permanenter Zugriff auf die mit ihnen geteilte Daten möglich.

Benachrichtigungen

Sie können sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn Sie in einem bereitgestellten Ordner von einem Mandaten ein neues Dokument erhalten haben. So gehen keine Informationen verloren.

Auditing/Logging

Mit der Auditing-Funktion haben Sie ein Logging was Ihnen zusätzlich zu allen Plattform-Zugriffen auch zeigt, wer, wann, was mit welcher Datei gemacht hat. Das mehr an Nach­vollziehbarkeit gemäß DS-GVO.

Versionierung

Wenn Dokumente bearbeitet werden besteht oft der Wunsch nach einem Blick in eine ältere Version. In der Mandantencloud werden diese automatisch vorgehalten.

Sicherheitsfunktionen

Besonders diese 3 Module bieten mehr Schutz. Ransomware Protection verhindert Schäden durch Verschlüsselungstrojaner, die Datei-Firewall ermöglicht detaillierte Zugriffsregeln auf Ihre Cloud und Passwort-Regeln sichern den Zugriff wirksam ab

Verschlüsselung

Für besonders schützenswerte Daten bietet das optionale Modul E2EE die Verschlüsselung von Ordnern, so dass nur diejenigen Einblick erhalten die es auch sollen. Selbst Administratoren sind außen vor.

Weboberfläche

Die moderne und einfach zu bedienende Weboberfläche bietet einen schnellen und komfortablen Zugriff auf die Dokumente und alle Funktionen. So können Sie sicher von überall zugreifen.

Desktopintegration

Gerade das unkomplizierte Arbeiten durch eine nahtlose Integration in den Arbeitsplatz bringt mehr Produktivität. Sie können auf alle Funktionen der Cloud direkt in Ihrem Explorer zugreifen.

Mobile Nutzung

Mit speziellen Apps für Android und iOS wird der Zugriff von unterwegs zum Kinderspiel ohne die Sicherheit zu vernachlässigen. Auf Wunsch können Fotos automatisch in die Cloud synchronisiert werden.

Suchfunktion

Die umfangreiche Standardsuche, die Datei- oder Ordnernamen, Kommentare und Tags durchsucht kann durch eine enthaltene Volltextsuche ergänzt werden. So finden Sie schnell das korrekte Dokument.

Anpassbarkeit

Nichts ist wertvoller als Vertrauen, insbesondere wenn es um sensible Daten im Internet geht. Ein an Ihre Kanzlei-Optik angepasstes Erscheinungsbild schafft das Vertrauen bei Ihren Mandanten, das die Dokumente auch in der Cloud gut aufgehoben sind.

Auch lokal möglich

Eine „Cloud“ kann auch bei Ihnen im Haus installiert werden. Einen entsprechenden Internetzugang vorausgesetzt bietet es weitere umfangreiche Integration in Ihre Kanzlei-IT-Umgebung.

 

Preis- und Funktionsübersicht

Inhalte  
Speicherplatz 100 GB
Enthaltene Benutzer 5
Vertragslaufzeit 12
Server-/Datenstandort Stuttgart
Verfügbarkeit der Dienste 99,90 %
Eigene Domain (.de/ .com/ .net/ .org) ✔
SSL-Verschlüsselung (https:// Zertifikat) ✔
Private, dedizierte Cloudinstanz ✔
DSGVO-konforme Datenhaltung ✔
Unbegrenztes Datentransfervolumen ✔
Tägliches Full-Backup (Aufbewahrung 7 Tage) ✔
ownCloud - Updates (monatlich) ✔
   
Preis pro Monat 74,00 €

 

Weitere Optionen

Preisstaffel
zusätzliche Benutzer
Preis pro Benutzer und Monat
6-24 Benutzer 4,00 €
25-49 Benutzer 3,50 €
50-84 Benutzer 3,25 €
85-119 Benutzer 3,00 €
120-249 Benutzer 2,85 €
   
Zusätzlicher Speicherplatz  
1 GB 0,10 €
   
Collabora Office  
Grundpreis 50,00 €
Preis pro Benutzer* 6,00 €

* Lizenzierung erfolgt nach gleichzeitig arbeitenden Benutzern im Officepaket