Die sichere Cloud
für Kanzleien

 

  • DS-GVO konformer Datenaustausch
  • Gastkonten für Ihre Mandanten
  • Datenhoheit und vollständige Kontrolle
  • Anpassung an Ihr Kanzleidesign
  • ISO/IEC 27001 zertifiziertes Rechenzentrum in Stuttgart
  • Verschlüsselter Datentransfer
Frau in Kanzlei

 

Vollständige Kontrolle über
den Dokumentenaustausch
mit Mandanten

In einer Kanzlei gehört der Datenaustausch mit Mandanten zur täglichen Arbeit. Die ETES Mandantencloud bietet als cloudbasierte Software-Lösung eine DS-GVO konforme und sichere Möglichkeit vertrauliche Dokumente in einem geschützen, digitalen Bereich zu speichern und dritten Zugriff zu gewähren.

Unsere Preise

Inhalte Mandantencloud
Speicherplatz 100 GB
Enthaltene Benutzer 5
Vertragslaufzeit 12
Server-/Datenstandort Stuttgart
Verfügbarkeit der Dienste 99,90 %
Eigene Domain (.de/ .com/ .net/ .org) ✔
SSL-Verschlüsselung (https:// Zertifikat) ✔
Private, dedizierte Cloudinstanz ✔
DSGVO-konforme Datenhaltung ✔
Unbegrenztes Datentransfervolumen ✔
Tägliches Full-Backup (Aufbewahrung 7 Tage) ✔
ownCloud - Updates (monatlich) ✔
   
Preis pro Monat € 74,-

Kurzes Erklärvideo

 

Ihr Vorteil mit der Mandantencloud

Basierend auf der Open Source Lösung ETES Fileshare und ownCloud bietet die Branchenlösung durch die enthaltene ownCloud KMU Edition die Möglichkeit das Aussehen an die Optik Ihrer Kanzlei anzupassen. Es ist eine wertvolle Ergänzung zu Ihrer Steuerberater-Software oder Rechtsanwalts-Branchenlösung. Sie erhalten einen geschützten Bereich und können dort Dateien und Dokumente hochladen. Diese können Sie mit dritten entweder per Link teilen oder Sie gestatten einen längerfristigen Zugriff per Gastkonto. Als Administrator erhalten Sie eine Reihe an zustätzlichen Sicherheitsfeatures.

 

Funktionen

Gastbenutzer

Für Mandaten die häufiger Dateien mit Ihnen teilen, können Sie einen Gastbenutzer anlegen. So ist für die Mandaten ein permanenter Zugriff auf die mit Ihnen geteilten Daten möglich.

Benachrichtigungen

Sie können sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn Sie in einem bereitgestellten Ordner von einem Mandaten ein neues Dokument erhalten haben. So gehen keine Informationen verloren.

Auditing / Logging

Die Auditing-Funktion bietet Ihnen ein Logging, was Ihnen zusätzlich zu allen Plattform-Zugriffen auch zeigt, wer, wann, was mit welcher Datei gemacht hat. Das Mehr an Nachvollzieh-barkeit gemäß DS-GVO.

Versionierung

Wenn Dokumente bearbeitet werden, besteht oft der Wunsch nach einem Blick in eine ältere Version. In der Mandantencloud werden diese automatisch vorgehalten.

Sicherheitsfunktionen

Besonders diese drei Module bieten mehr Schutz: Ransomware Protection verhindert Schäden durch Verschlüsselungstrojaner. Die Datei-Firewall ermöglicht detaillierte Zugriffsregeln auf Ihre Cloud und Passwort-Regeln sichern den Zugriff wirksam ab.

Verschlüsselung

Für besonders schützenswerte Daten bietet das optionale Modul E2EE die Verschlüsselung von Ordnern, so dass nur diejenigen Einblick erhalten, die es auch sollen. Selbst Administratoren sind außen vor.

Weboberfläche

Die moderne und einfach zu bedienende Weboberfläche bietet einen schnellen und komfortab-len Zugriff auf die Dokumente und alle Funktionen. So können Sie sicher von überall darauf zugreifen.

Desktopintegration

Gerade das unkomplizierte Arbeiten durch eine nahtlose Integration in den Arbeitsplatz bringt mehr Produktivität. Sie können auf alle Funktionen der Cloud direkt in Ihrem Explorer zugreifen.

Mobile Nutzung

Mit speziellen Apps für Android und iOS wird der Zugriff von unterwegs zum Kinderspiel, ohne die Sicherheit zu vernachlässigen. Auf Wunsch können Fotos automatisch in der Cloud synchronisiert werden.

Suchfunktion

Die umfangreiche Standardsuche, die Datei- oder Ordnernamen, Kommentare und Tags durch-sucht, kann durch eine enthaltene Volltextsuche ergänzt werden. So finden Sie schnell das korrekte Dokument.

Anpassbarkeit

Nichts ist wertvoller als Vertrauen, insbesondere wenn es um sensible Daten im Internet geht. Ein an Ihre Kanzlei-Optik ange-passtes Erscheinungsbild schafft das Vertrauen bei Ihren Mandanten, das die Dokumente auch in der Cloud gut aufgehoben sind.

Lokale Cloud

Eine „Cloud“ kann auch bei Ihnen im Haus installiert werden. Einen entsprechenden Internetzugang vorausgesetzt bietet es weitere umfangreiche Integrationen in Ihre Kanzlei-IT-Umgebung.

 

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine Beschränkung für die Anzahl an Mandanten?

Es gibt grundsätzlich keine mengenmäßigen Beschränkungen. Zu beachten ist, dass für jeden internen Benutzer eine Lizenz notwendig ist, welche 10 Gastkonten für Mandanten beinhaltet. Insbesondere für den einmaligen sicheren Datenaustausch empfiehlt sich ein öffentlicher Link. Links sind unbegrenzt erstellbar.

Woher weiß ich, ob mein Mandant neue Dokumente bereitgestellt hat?

Sie können sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn Sie in einem bereitgestellten Ordner von einem Mandanten ein neues Dokument erhalten haben. So gehen keine Informationen verloren. Diese Möglichkeit steht auch dem Gast in seinem Gastkonto zur Verfügung.

Gibt es eine Möglichkeit nachzuvollziehen, welche Datenübermittlungen stattgefunden haben?

Die Auditing/Logging-Funktion bietet eine chronologische Auflistung, welche Zugriffe auf die Mandanten-Cloud stattgefunden haben.
Auch ist ersichtlich, wer, wann, was mit welcher Datei gemacht hat. Diese Funktion erleichtert Ihnen die Nach­vollziehbarkeit und ist dabei DS-GVO konform, da es eine Auditing-Möglichkeit bietet. So ist z.B. nicht nur die Zustellung eines Dokuments, sondern sogar das Herunterladen nachweisbar.

Kann ich auf ältere Versionen zugreifen?

Wenn Dokumente verändert werden, besteht oft der Wunsch nach einem Blick in eine ältere Version. In der Mandantencloud werden diese automatisch vorgehalten. Per Mausklick ist ein "zurück" auf einen alten Stand jederzeit möglich.

Welche zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen werden geboten?

Für den datenschutzkonformen und sicheren Datenaustausch bieten drei enthaltene Module zusätzlichen Schutz: Ransomware Protection verhindert Schäden durch Verschlüsselungstrojaner. Die Datei-Firewall ermöglicht detaillierte Zugriffsregeln auf Ihre Cloud. Passwort-Regeln sichern den Zugriff wirksam ab.

Kann ich Daten verschlüsselt ablegen?

Für besonders schützenswerte Daten bietet das optionale Modul E2EE die serverseitige Verschlüsselung von Ordnern, sodass nur diejenigen Einblick erhalten, die es auch sollen. Selbst Administratoren muss der Zugriff erst gestattet werden. Grundsätzlich wäre
auch eine vollständige Verschlüsselung der Mandanten-Cloud möglich.

Wo werden die sensiblen Daten verarbeitet?

Die elektonischen Daten werden in unserem, nach ISO 27001 zertifizierten, Rechenzentrum in Stuttgart gespeichert und mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übertragen, ohne dass jemand drittes darauf Zugriff hat. Es findet auch keine Weitergabe statt. Die Datenverarbeitung erfolgt nach Auftragsdatenverarbeitungsvertrag. Wir bieten maximalen Datenschutz und Datensicherheit für Ihre Mandanten-kommunikation durch den Einsatz modernster Cloud-Technologien.

Mit welchen Geräten kann ich auf die Mandantencloud zugreifen?

Standardmäßig ist der Zugriff auf die Mandantencloud per Webbrowser empfohlen. Gerade aber das unkomplizierte Arbeiten durch eine nahtlose Integration in den Arbeitsplatz bringt doch mehr Produktivität und Flexibilität. Sie können auf alle Funktionen der Cloud durch die Desktopintegration direkt in Ihrem Explorer zugreifen. Die mobile Nutzung mit speziellen Apps für Android und iOS macht den Zugriff von unterwegs zum Kinderspiel, ohne die Sicherheit dabei zu vernachlässigen.

Welche Funktionen beinhaltet die Anwendung?

Die umfangreiche Standardsuche, die Datei- oder Ordnernamen, Kommentare und Tags durchsucht, kann durch eine enthaltene Volltextsuche ergänzt werden. So finden Sie schnell das korrekte Dokument auch auf Basis des Dateiinhalts. Auf Wunsch können Fotos automatisch in die Cloud synchronisiert werden. Nichts ist wertvoller als Vertrauen, insbesondere, wenn es um sensible Daten im Internet geht. Ein an Ihre Kanzlei-Optik angepasstes Erscheinungsbild schafft das Vertrauen bei Ihren Mandanten, dass die Dokumente in der Cloud gut aufgehoben sind. Eine „Cloud“ kann auch bei Ihnen im Haus installiert werden. Einen entsprechenden Internetzugang vorausgesetzt, bietet es weitere umfangreiche Integrationsmöglichkeiten in Ihre Kanzlei-IT-Umgebung.

 

 

 

 

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