5 Anwendungsbeispiele für ETES Fileshare (basierend auf ownCloud®)

Cloud Services von Katharina Weidlich

ownCloud_Virtual Fileserver
Arthimedes/Shutterstock.com

Dokumente und die darin enthaltenen Informationen sind das Kapital Ihres Unternehmens. Diese gut zu verwahren, immer im Zugriff zu haben und jederzeit entscheiden zu können, wer auf welche Informationen zugreifen kann, ist die orginäre Aufgabe einer Filesharing-Lösung wie ownCloud® .

Aber einfach mal eine Cloud aufsetzen ist nicht genug. Wie mit allen Tools für mehr Produktivität, ist es auch bei Filesharing sinnvoll, sich Ziele zu setzen, die erreicht werden sollen.

Hier 5 Beispiele aus der Praxis, für welche Anwendungen ownCloud® genutzt werden kann:

Aufbau eines Kundeninformationsportals

Wenn Sie sich in einem Onlineshop registrieren, haben Sie in den meisten Fällen über einen Login jederzeit die Möglichkeit, auch auf Ihre bisherigen Bestellungen und weitere Informationen, wie beispielsweise Rechnungen zurückzugreifen.

Filesharing kann für ein Kunden- oder Lieferantenportal genutzt werden.

Das Ziel des Portales soll es sein, dass Kunden mit einem eigenen Login jederzeit Zugriff auf relevante Informationen haben.

In diesem Beispiel kann jederzeit auf Rechnungen, Lieferscheine und Produktdatenblätter zugegriffen werden. Weiterhin gibt es einen Ordner für Bestellungen. Je nach Branche ist es bei Bestellungen notwendig, dass der Kunde zusätzliche Informationen bereitstellt (beispielsweise eine Zeichnung, Grafikdatei, Aufmaßtabelle usw.). In diesem Fall wird zusätzlich zu den Standardfunktionen das „Gäste-Plugin“ verwendet. Jeder Kunde erhält ein Gäste-Konto, welches ihm ermöglicht, sich mit seiner E-Mailadresse anzumelden.  Größter Vorteil ist aber die einstellbare automatische Benachrichtigung bei neuen Informationen.

Wie bei internen ownCloud®-Benutzern auch, besteht hier die Möglichkeit, sich bei verschiedenen Aktionen eine E-Mail zusenden zu lassen.Wenn also im Ordner „Rechnungen“ eine neue Rechnung hinterlegt wurde, erhält der Kunde eine E-Mail und kann so direkt darauf zugreifen. Das regelmäßige Anmelden in der Cloud und nachschauen, ob es was neues gibt, entfällt.

Damit alle Dokumente geschützt sind, sind auch Kundenportale mit ownCloud® geschützt und es findet ausschließlich verschlüsselte Datenübertragung statt.

Weitere Vorteile mit Gastkonten haben wir in einem anderen Blogpost bereits aufgeführt.

Dateiaustausch mit Kunden / Mandanten / Freelancern usw.

Je nach Geschäft und Branche ist es notwendig, dass öfter Informationen ausgetauscht werden müssen.

Beispielsweise ist es in Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien fast aussnahmslos der Fall, dass Informationen vom Anwalt oder Steuerberater mit dem Mandanten geteilt werden. Auch ist es in dieser Beratungssituation sehr oft der Fall, dass der Mandant Informationen bereitstellen muss.

Ähnlich verhält es sich bei der Zusammenarbeit freiberuflicher Mitarbeiter (Freelancer), die nicht immer im Büro arbeiten. Dennoch sind sowohl Aufgaben, als auch Arbeitsergebnisse zu teilen. Hier ist denkbar, dass man die notwendige interne Dokumentation mit dem Freelancer teilt, damit dieser sich jederzeit informieren kann. Je nach Art der Zusammenarbeit kann er so auch größere Dateien einfach und sicher seinem Auftraggeber bereitstellen.

Über die Kommentarfunktion, können kurze wichtige Informationen hinterlegt werden.

Insbesondere für Kanzleien haben wir einen Blogpost veröffentlicht, die darin enthaltenen Vorschläge und Prozesse können aber auch in anderen Unternehmen verwendet werden.

Wichtig beim Teilen mit Kunden oder Mandaten ist auch das Thema Vertrauen. Die meisten Internetnutzer sehen „irgendwelche“ Online-Dateispeicher eher als unsicher an. Mit einer an Ihre Corportate Identity (CI) angepasste Optik, fühlt sich Ihr Kunde oder Ihr Mandant „gleich zu Hause“. Hier sind wir gerne dabei behilflich, die Plattform entsprechend einzurichten.

Interne Dateiverwaltung für verteilte Unternehmen / Homeofficearbeitsplätze

Wenn Ihr Unternehmen auf mehrere Standorte verteilt ist und vielleicht zusätzlich noch eine Reihe an Mitarbeitern hat, die auch einmal vom Homeoffice aus arbeiten, bietet sich eine Filesharinglösung wie ownCloud® an, um einen Fileserver ähnlichen Zugang zu bieten.

Auch wenn das grundsätzliche Prinzip einer Filesharing – Lösung etwas anders ist, als bei einem Fileserver, so kann dies doch nachgeahmt werden.

Man kann beispielsweise einen Datenbenutzer erstellen, der alle benötigten Unterordner erstellt. Denkbar ist dies Abteilungsweise durchzuführen. Diese Ordner werden dann allen Berechtigungen mit den Verantwortlichen (Abteilungsleitern) geteilt. Diese können dann entscheiden, wer mit welcher Berechtigung darauf zugreifen darf. Hier bietet es sich an, Gruppen zu verwenden, um schneller einer größeren Nutzerzahl Zugriff zu gewähren.

Um nun einen leichten Zugriff auf die Dokumente zu erhalten, macht es absolut Sinn, den Desktop-Client zu nutzen, um direkt aus dem Explorer oder einem anderen Dateimanager auf die Dateien zuzugreifen. Damit entfällt der Weg über die Weboberfläche.

Da in den allermeisten Fällen ein Internetzugang besteht, kann auch ein „Live-Zugriff“ anstatt einer permanenten Synchronisation gewählt werden. So werden nur direkt benötigte Dateien lokal zwischengespeichert, bei Änderungen aber immer mit der Cloud synchronisiert.

Hierzu gibt es ebenfalls bereits einen Blogpost mit zusätzlichen Informationen.

Setzt man nicht auf ETES Fileshare, sondern integriert ownCloud® als private Cloud Lösung, ist eine tiefere Integration in die Umgebung möglich. So kann beispielsweise die Benutzer- und Gruppenverwaltung an ein Active Directory oder LDAP angebunden werden. Zusätzlich ist es dann möglich, einen Fileserver mit dem Plugin „Windows Network Drive“ anzubinden. Damit kann ein sicherer Zugriff von außen auf interne Informationen ermöglicht werden.

Filesharing als Vertriebsunterstützung

Hier ein kleiner Tipp für Vertriebsmitarbeiter, der aber auch für weitere Szenarien denkbar ist.

Insbesondere im Vertrieb ist es günstig, wenn man weiß, wann sich ein Interessent mit dem Thema beschäftigt oder über das Angebot nachdenkt.

Wenn man nun die Angebote und alle dazugehörigen Dateien in der ownCloud® bereitstellt, und dem Kunden einen Link zusendet, damit er sich diese herunterladen kann, gibt es eine Möglichkeit, sich benachrichtigen zu lassen, wann er darauf zugegriffen hat.

Die bereits weiter oben erklärte Möglichkeit, sich über verschiedene Aktivitäten in der ownCloud® auch per E-Mail benachrichtigen zu lassen, kann dafür genutzt werden.

Wenn man nun pro Angebot einen Unterordner erstellt und dieses mit einem öffentlichen Link teilt, erhält man bei aktivierter Benachrichtigung eine E-Mail. Wenn Sie nun den Kunden anrufen, können Sie zum einen sicher sein, dass er oder sie gerade am Platz ist und viel wichtiger, dass das Thema gerade aktuell ist.

Einen weiteren Boost in Richtung Produktivität erreichen Sie, wenn dieses Informationen per Skript automatisieren. Sie können die Informationen im CRM und/oder ERP-System hinterlegen.

Dokumente in einer Wohnungs-Eigentümer-Gemeinschaft (WEG)

Nicht jeder Eigentümergemeinschaft hat eine Verwaltung, die sich um alle anfallenden Themen kümmert. Die WEG als Selbstverwaltung weitverbreitet, führt aber dazu, dass der Schriftführer einiges an Dokumentation zu führen hat. Um nur ein Beispiel zu nennen, kann über die Filesharinglösung ownCloud® ein Ordner mit allen Eigentümern geteilt werden, welcher die Versammlungsprotokolle, Eingangsrechnungen, etc. enthält.

Weiter ist mit Dienstleistern wie dem Energieversorger immer wieder ein Informationsaustausch notwendig. Auch hier spielt die Flexiblität der ownCloud®, nicht nur Ordner und Dateien mit internen Benutzern zu teilen, sondern öffentliche Links zu verwenden, eine große Rolle. Für diese seltenen Möglichkeiten kann so ein Ordner mit Schreibberechtigung zeitlich begrenzt zur Verfügung gestellt werden.

Auch ist in Häusern, in denen Wohnungen nicht nur von den Eigentümern bewohnt werden, die Anlage eines „Schwarzen Brettes“ für Mieter interessant. Diese erhalten dann jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen des Hauses. Da es sich dabei um nicht sonderlich schützenswerte Informationen handelt, könnte hier eine leicht merkbare URL auf einen öffentlicher Link ohne Passwort umgeleitet werden. Denkbar ist so etwas wie "https://infos.talstrasse106.de"

Diese fünf Möglichkeiten sind nur Beispiele, was mit ETES Filesahre (basierend auf ownCloud®) als Software flexibel möglich ist. Wenn Sie andere individuelle Anforderungen haben, setzen wir diese gerne für Sie um. Bei einem persönlichen Gespräch beraten wir Sie unverbindlich und zeigen Ihnen Ihre Möglichkeiten auf.

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