Agorum DMS - Dokumentenmanagementsystem

Das Dokumentenmanagementsystem auf Open-Source-Basis bringt einen großen Mehrwert für Unternehmen. Prozesse werden vom Nutzer durch vordefinierte Workflows festgelegt, dadurch werden diese optimiert und somit die Kosten gesenkt. Aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente können revisionssicher archiviert und geschützt abgelegt werden. Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten erlauben es beispielsweise jedem Nutzer über ein Rechtesystem eine Rolle zuzuweisen.

Workflow - Ein Praxisbeispiel:

Die meisten Unternehmen erhalten ihre Rechnungen mittlerweile in digitaler Form. Die häufigste ist per E-Mail. Jedoch wird man die Papierform in naher Zukunft nicht einfach so ersetzen können. Belege von der Poststelle um die Ecke oder der Einkauf im Baumarkt werden vorerst weiterhin in Papierform quittiert werden.
Nach der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und anderen Rechtsvorschriften ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen und andere Aufzeichnungen zu archivieren, auch in digitaler Form. Um eine mühselig manuelle Eingabe zu umgehen, bieten sich Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für eine Prozessoptimierung an. Die eingehenden Rechnungen und Belege werden als Stapel in den Scanner eingelegt.
Nach erfolgtem Scan werden diese vom DMS erkannt und entsprechend automatisch verarbeitet. Durch Trainieren  von verschiedenen Dokumententypen (=das System lernt Dokumente voneinander zu unterscheiden) teilt das DMS die gescannten Dokumente selbständig in Rechnungen, Lieferscheine, Belege usw. ein. Dokumente in digitaler Form können per Drag & Drop direkt importiert werden.
Durch das vorangegangene Training ist Agorum nun in der Lage die Positionen des Dokumentes auszulesen, ganz gleich wie viel Seiten die Rechnung umfasst. Anschließend werden die Positionsdetails übersichtlich aufgelistet und können weiterverarbeitet werden. Durch, an die Unternehmensorganisation angepasste, Workflows lassen sich beispielsweise Rechnungen direkt zur Überweisung freigeben.

Weitere Vorteile

Versionierung
Um eine lückenlose und ordnungsgemäße Archivierung zu gewähren, arbeitet Agorum mit einer integrierten Versionierung. Das bedeutet, es werden nach Bearbeitung eines Dokumentes beide Versionen – originale und veränderte - dieses Dokumentes abgespeichert. Dennoch wird sichergestellt, dass beim Öffnen immer auf das aktuellste Dokument zugegriffen wird. Durch die doppelte Sicherung konnten wir schon einigen Unternehmen aus der Verschlüsselungs-Trojaner-Falle helfen. Die Dateien konnten ohne ein aufwändiges Backup wiederhergestellt werden.

Notizen und Kommentare
Unterhalten Sie sich ganz einfach „über ein Dokument am Dokument“. Durch die Notizen- und Kommentar-Funktion in Agorum können Sie und Ihre Kollegen sich einfach direkt im DMS über ein Dokument unterhalten – das spart Zeit und Weg. Gleichzeitig dokumentiert es den Entstehungsprozess zur fertigen Version.

Info-Stream
Agorum informiert Sie über Änderungen per Dashboard. Ein wesentlicher Aspekt der beispielsweise in vielen Normen (z. B. ISO 9001 Qualitätsmanagement, ISO 27001Informationssicherheit etc.) verlangt wird. Des Weiteren werden Sie an Ihre Termine und Aufgaben, die Ihnen zum Beispiel von Kollegen zugewiesen wurden, erinnert. So behalten Sie stets den Überblick und sind immer auf dem Laufenden.

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