EDIRA als Software für Datenschutz-Management

Datenschutzaudit

Mit dem Datenschutzaudit in EDIRA können Sie den IST-Zustand eigenständig erfassen, anschließend übergeben Sie diesen einem externen oder internen Datenschutzbeauftragten zur Überprüfung (GAP-Analyse). Am Ende erhalten Sie einen detaillierten Datenschutzbericht und Schwachstellenübersicht. Dieser dient als verbindlicher Nachweis für Ihre Managementberichte und strategische Entscheidungen.

Das Datenschutzaudit unterstützt dabei:

• Sicherstellung der gesetzlichen Anforderungen, insbesondere der DSGVO, BDSG und TDDDG
• Gewährleistung einer verantwortungsvollen und konformen Verarbeitung personenbezogener Daten
• Identifikation und Schließung von Schwachstellen, Minimierung von Risiken
• Stärkung des Vertrauens bei Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden

Funktionalität

• Ist-Zustand-Check: Abfrage des Ist-Standes (Self-Assessment) mittels umfassendem Prüfkatalog gegen die DSGVO, TDDDG und BDSG
• GAP-Identifikation & Soll-Prüfung: Übermittlung des Ist-Zustands an interne oder externe Experten zur präzisen Gegenprüfung auf potenzielle Lücken.
• Bewertungsmöglichkeiten und Erfassung von Abweichungen
• Versionskontrolle und Protokollierung von Änderungen
• Direkte Verknüpfung von Dokumenten und Nachweisen

Aufgabenverwaltung

Ein Projekt ist nur dann erfolgreich, wenn Aufgaben, Verantwortlichkeiten sowie Deadlines klar benannt sind. EDIRA bietet eine schlanke Aufgabenverwaltung, die Ihre Ressourcen strukturiert einteilt und Ihnen hilft, Deadlines zuverlässig einzuhalten.

Sie profitieren von:

• Zentrale Organisation: Aufgabenzuweisung zu ein und mehreren Bereichen (bspw. Datenschutzaudit, VVT, DSFA, Dokumenten)
• Klare Verantwortlichkeit: Zuweisung von Personen zur Aufgabenbearbeitung
• Transparenz: Übersicht über den Status von Teilaufgaben innerhalb einer Aufgabe
• Dokumentenverknüpfung: Jede Aufgaben kann direkt mit einem relevanten Dokument (z.B. einer spezifischen Richtlinie) verknüpft werden.
• Statusangabe und Deadline-Verfolgung: Setzen Sie Fristen und erhalten Sie rechtzeitige E-Mail-Erinnerungen.
• Risikobasierte Priorisierung: Sortieren Sie die Aufgaben nach Dringlichkeit und Kritikalität.

Dokumente zum Datenschutz

Von zahlreichen Richtlinien und Konzepten über die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen, Checklisten zur Beweissicherung bei Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorfällen, Einwilligungserklärungen, Antwortschreiben auf ein Auskunftsersuchen, Dokumenten zur Videoüberwachung bis hin zu einem Leitfaden zur Einführung neuer IT-Systeme stellt EDIRA über 100 Dokumentvorlagen zur Verfügung.

Die Dokumente lassen sich mit dem integrierten Textbearbeitungsprogramm

• bearbeiten, versionieren, codieren und freigeben
• Statusveränderungen (in Arbeit, in Abstimmung, Gültig, Inaktiv)
• Erstellung von Änderungsprotokollen zur Änderungsverfolgung
• Dokumentenhistorie und zyklische Reviews

Die Systematik folgt der dokumentierten Information gemäß ISO 9001 und ISO 27001.

Wir aktualisieren unsere Vorlagen stetig und passen diese auf gesetzliche Änderungen, technologische Weiterentwicklungen und an den Stand der Technik fortwährend an.­

Verarbeitungsverzeichnis

Die Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses gilt oft als mühselig. Mit EDIRA erfasst das System relevante Punkte zu Ihren Prozessen und Personenbezug schrittweise. Dank hinterlegter Vorlagen erstellen Sie VVTs unkompliziert, schnell und ressourcenschonend:

• Das VVT sorgt für Klarheit und Übersicht über unternehmensinterne Prozesse und zeigt Übermittlungen nach Extern auf. Dadurch können kritische Geschäftsprozesse und Schutzmaßnahmen abgeleitet werden.
• Der Speicherort (Drittlandübermittlung) wird übersichtlich erfasst. Dadurch kann erkannt werden, ob eine Datenspeicherung in Europa oder außerhalb von Europa stattfindet. Mit dieser Übersicht lassen sich Rückschlüsse auf die digitale Souveränität und dem geforderten Datenschutz-Niveau ableiten.
• Die Aufnahme von Löschfristen erleichtert die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Die systematische Erfassung und Zuweisung zu Mitarbeitern führt zu Verantwortlichkeit, einem stetig aktuellen VVT und zu einer validen Nachweisführung gegenüber Aufsichtsbehörden im Überprüfungsfall
• Sortieren, filtern und exportieren Sie das VVT für flexibles Handling und Übersichtlichkeit
• Statusvergabe und Freigabemechanismus sowie Protokollierung von Änderungen sorgen für absolute Nachvollziehbarkeit

Datenschutz-Folgenabschätzung

Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFAs) werden als Werkzeug zur Risikominimierung für betroffene Personen, deren personenbezogenen Daten verarbeitet werden, verwendet.

Mit EDIRA gelingt die Erstellung der DSFA unkompliziert und mit Rücksichtnahme auf mögliche Repressalien, die betroffene Personen erleiden könnten:

• Systematische Analyse von Verarbeitungsprozesse mit besonders schützenswerten Daten (z.B. Gesundheitsdaten)
• Erfassung und Bewertung von Umsetzungsnotwendigkeit und Verhältnismäßigkeit
• Beurteilung negativer Folgen eines Verarbeitungsprozess und Definition von Abhilfemaßnahmen zur Risikominimierung
• Reduzierung von möglichen Repressalien für betroffene Personen
• Dokumentation und Nachweisführung
• Einhaltung gesetzlicher Forderungen
• Die Bewertung berücksichtigt Versionierung, Vergabe von Vertraulichkeitsstufen, Codierung und Änderungshistorie

Firmen & User-Einstellungen

Über die Firmeneinstellungen verwalten Sie sämtliche Unternehmens- und User-Daten zentral. Verwalten Sie Ihre User und deren Berechtigungen. Definieren Sie maßgeschneiderte Schadens- und Eintrittswahrscheinlichkeiten für präzise Risikoanalysen und legen Sie einheitliche Vertraulichkeitsstufen nach Ihren Unternehmensregelungen an.