Raus aus der Abhängigkeit: Open Source Groupware für Unternehmen

Zahlreiche Organisationen kehren proprietären Groupware-Lösungen zunehmend den Rücken zu. Open Source Groupware ist eine geeignete Alternative für Unternehmen, die sich digital unabhängig aufstellen möchten.

Für viele Unternehmen werden steigende Lizenzkosten von gängigen Groupware-Anbietern zunehmend zur Belastung. Hinzu kommen  Datenschutzbedenken wie die US-CLOUD-Act-Problematik, geopolitische Spannungen und die Abhängigkeit von Hyperscalern, die beim Einsatz von Microsoft 365, Google Workspace & Co ein eher schlechtes Bauchgefühl hinterlassen.

Schnell kommt der Wunsch nach digitaler Souveränität auf. Aber wie stelle ich die IT in meinem Unternehmen unabhängig und resilient auf? Welche Alternativen zu den gängigen Groupware-Lösungen gibt es und passen diese überhaupt zu meinen Anforderungen?

Groupware auf Open Source oder Open Core Basis ist hier die Lösung: Flexibilität und Unabhängigkeit im Betrieb und bei individueller Anpassung, die vollständige Kontrolle über eigene Daten und deutlich geringere Kosten sind nur ein einige der Vorteile von Open Source Groupware.

Open Source Groupware einfach erklärt

Eine Groupware ist mehr als nur eine Softwarelösung, mit der E-Mails verschickt werden. Moderne Groupware-Systeme kombinieren E-Mail, Chat, Kalender und die Möglichkeit, diesen zu teilen, zentrale Adressbücher und Aufgaben- und Projektmanagement-Tools.

Das Besondere an Open Source Groupware im Vergleich zu proprietären Alternativen: Der Quellcode der Software ist frei einsehbar. Dies ermöglicht individuelle Anpassungen und die Möglichkeit, die Lösung auf den eigenen Servern zu betreiben. Somit hat das Unternehmen die vollständige Kontrolle über die eigenen Daten.  Bei Open Core Software ist der Quellcode nach Kauf komplett einsehbar.

Bei proprietärer Groupware wie Microsoft Exchange/M365, Google Workspace oder HCL DominoHCL Domino ist der Quellcode alleiniges Eigentum des Herstellers. Die Software kann nicht in der eigenen Umgebung betrieben oder nach eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Dies führt zu einer extremen, einseitigen Abhängigkeit (Vendor-Lock-In).

Typische Einsatzszenarien für Open Source Groupware sind in Unternehmen und Organisationen, denen Datenhoheit und flexible Anpassung wichtig sind. Auch Kosteneffizienz ist eine starke Motivation. Zu den typischen Verwendern von Open Source Groupware zählen:

• Öffentlicher Dienst, Behörden & Verwaltung
• Organisationen, die viele sensible Daten verarbeiten z. B. Kliniken, Kanzleien, Finanzbranche
• Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)
• Bildungseinrichtungen
• IT-Unternehmen

Nichtsdestotrotz eignet sich Software auf Open Source oder Open Core Basis grundsätzlich für alle Unternehmen, da von den strategischen und wirtschaftlichen Vorteilen von offenen Standards jede Organisation profitieren kann.

Warum sich Open Source Groupware strategisch und wirtschaftlich lohnt

• Datenschutz: Eine Open Source Groupware kann auf der eigenen IT-Infrastruktur betrieben werden. Wichtige und sensible Daten verlassen das Unternehmen nicht.
• Keine Lizenz-Falle & kein Vendor-Lock-In: Open Source Software ist oftmals kostenlos, es fallen lediglich Kosten für Support und einen IT-Dienstleister an. Diese Kosten werden im Vergleich zu proprietärer Software klar kommuniziert.
• Flexibilität: Der Software-Code von Open Source Groupware ist frei verfügbar – dementsprechend kann dieser nach den Anforderungen der Organisation angepasst werden.
• Digitale Souveränität: Mit Open Source Software bestimmen Unternehmen selbst, wie Sie ihre IT gestalten, auf welchen Servern sensible Daten liegen und mit welchen Dienstleistern sie zusammen arbeiten. Lösung XYZ passt nicht mehr? Kein Problem – ein Wechsel des Installationsortes oder des Dienstleisters ist ohne Weiteres möglich.

Warum Zimbra eine der stärksten Open Core Groupware-Lösungen ist

Solide alternative Groupware mit Enterprise-Funktionsumfang

Zimbra steht dem Funktionsumfang beliebter proprietärer Lösungen in Nichts nach. In der Groupware gibt es E-Mail-, Adressbuch-, Kalender-, File-Sharing- Video- und Chatfunktionen. Außerdem können Teams gemeinsam E-Mails, Termine, Aufgaben und Notizen verwalten.

Skalierbarkeit – für Unternehmen verschiedener Größe geeignet

Open Source Groupware ist problemlos skalierbar und passt sich exakt an die Last der IT-Infrastruktur an. Dabei besteht keine Bindung an bestimmte Lizenzstufen.

Flexibilität durch Open-Source-Komponente

Da der Quellcode offen einsehbar ist, sind individuelle Anpassungen der Software kein Problem. Simple optische Anpassungen an die Corporate Identity des Unternehmens oder tiefer gehende Aspekte wie die nahtlose Integration der Groupware in das bestehende E-Mail-Ökosystem können mit Zimbra umgesetzt werden.

Plattformunabhängikeit

Zimbra ist auf Clientseite plattformunabhängig. Bei Betriebssystem und Endgeräten hat das Unternehmen somit freie Wahl und kann z.B. weiterhin unter Windows-Clients mit Outlook arbeiten, oder komplett unabhängig im Zimbra WebUI.

Wahl der Zimbra-Lizenz nach individuellen Anforderungen

Inhalt und Kosten der Zimbra-Lizenz sind im Vergleich zu proprietären Anbietern wie Microsoft transparent und eindeutig. Zimbra unterscheidet bei seinen Lizenzen zwischen Subskription und Kauflizenz, sowie zwei unterschiedlichen, aufeinander aufbauenden Funktionsumfängen. Die Wahl der geeigneten Zimbra-Lizenz ist von den individuellen Anforderungen und Vorgaben des Unternehmens abhängig.

Betriebsmodelle: SaaS vs. On-Premises

Ein sehr großer Vorteil von Open Source und Open Core Groupware ist die freie Wahl der Betriebsart. Sowohl SaaS als auch On-Premises bringen individuelle Vorteile mit sich und ermöglichen Organisationen, ihre Infrastruktur passgenau auf ihre Anforderungen zu organisieren. Die freie Wahl der Betriebsart schafft außerdem Flexibilität und Unabhängigkeit.

SaaS

Die Software wird nicht auf Servern des Unternehmens installiert. Software, Datenbanken und Server liegen bei einem IT-Dienstleister und der Zugriff erfolgt per Internet auf die Cloud.

Vorteile von SaaS:

• Kein Wartungsaufwand, da der IT-Dienstleister Hosting, Server-Infrastruktur, Betrieb und Updates übernimmt.
• Planbare Kosten, da monatlich oder jährlich bezahlt wird
• Automatische Skalierung, da bei steigender Nutzeranzahl, die Software einfach „mitwächst“

On-Premises

Dies ermöglicht die Installation und den Betrieb in der lokalen IT-Infrastruktur oder der eigenen Cloud-Infrastruktur  der Organisation.

Vorteile von On-Premises:

• vollständige Kontrolle über Daten ermöglicht digitale Souveränität
• keine laufenden Kosten bzw. Kosten pro Nutzer wie bei SaaS
• keine Abhängigkeit von einem Cloud-Anbieter (Vendor-Lock-in)

Unsere Lösung: Zimbra als Service oder in Ihrer Infrastruktur

So läuft die Einführung Ihrer neuen Groupware ab

1. Analyse: Gemeinsam analysieren wir die Ausgangssituation und priorisieren erste Maßnahmen.
2. Workshop: In einem Planungsworkshop werden der technische IST-Stand, Anforderungen und Hardware analysiert.
3. Ausarbeitung des Betriebskonzepts: Es wird konkret: Wir planen die neue Umgebung und legen in Absprache mit Ihnen Zuständigkeiten fest.
4. Umsetzung der Maßnahmen: ETES und/oder Ihr IT-Team setzen die notwendigen Maßnahmen zur Einführung der Groupware um.
5. Betrieb & Support: Je nach Betriebsmodell und individuellem Wunsch übernehmen oder unterstützen wir bei Betrieb, Wartung, Monitoring und Support.

Für wen lohnt sich Open Source Groupware?

Eine Open Source oder Open Core Groupware lohnt sich grundsätzlich für alle Unternehmen, Organisationen und Einrichtungen, denen digitale Souveränität wichtig ist.

Organisationen, die allerdings besonders davon profitieren, sind Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen sowie KMU und öffentliche Einrichtungen, da dort der Kostendruck oft höher ist.

Sie möchten eine Groupware auf Open Source Basis in Ihrem Unternehmen einführen? Gerne unterstützen wir Sie dabei.