agorum core DMS: Dokumentenerkennung und Extraktion von Metadaten mit DocForm

Im Zeitalter der Digitalisierung ist die Verwaltung und Organisation von Dokumenten ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags. agorum core DMS bietet eine umfassende Lösung für das Dokumentenmanagement, einschließlich der Erkennung von Metadaten.

Was sind Metadaten?

Metadaten sind Daten über Daten. Sie beschreiben Eigenschaften und Merkmale von Dateien: Beispielsweise den Dateinamen, die Dateigröße oder das Erstellungsdatum. In Bezug auf Dokumente umfassen Metadaten Informationen wie Autor, Titel, Schlagwörter, Datum des Dokuments oder auch spezifische Felder für die Verwaltung innerhalb eines Unternehmens.

Warum sind Metadaten wichtig?

Metadaten spielen eine wichtige Rolle bei der Organisation und Verwaltung von Dokumenten. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Dokumente schneller und einfacher zu finden und zu verwalten. Ohne Metadaten wäre es schwierig oder sogar unmöglich, nach bestimmten Dokumenten zu suchen oder diese zu organisieren.

Wie funktioniert die Dokumentenerkennung von Metadaten in agorum core DMS?

agorum core DMS bietet eine integrierte Funktion zur Erkennung von Dokumenten und den damit verbundenen Metadaten. Wenn Sie ein Dokument in das System hochladen, erkennt agorum automatisch wichtige Metadaten wie den Dateinamen, den Autor, das Erstellungsdatum und die Dateigröße.

Darüber hinaus kann agorum auch Metadaten extrahieren, die im Dokument selbst enthalten sind. Hierfür exisitiert das Modul DocForm, welches beispielsweise Schlagwörter oder Titel aus dem Dokument entnimmt. Diese Informationen werden dann automatisch mit dem Dokument verknüpft und können für eine spätere Suche oder auch für automatisierte Vorgänge wie Workflows oder die strukturierte Ablage von Dokumenten verwendet werden.

DocForm – die Quelle der Metadaten

Sobald ein Dokument in das Modul DocForm gelangt, wird zunächst geprüft, ob es auf Basis einer vorherigen Definition das vorliegende Dokument einem Dokumententyp zuordnen kann (Beispiel: Definierter Dokumententyp Eingangsrechung). In diesem Fall nutzt DocForm die vorhandene Definition um die trainierten Metadaten zu extrahieren.

Im Idealfall wird auf diese Art das Dokument vollständig automatisert erkannt und die einmalig definierte Weiterverabeitung angestoßen. Sollte das Dokument nur teilweise nicht erkannt werden, wird das Dokument einem Benutzer vorgelegt um die Informationen manuell zu ergänzen, bevor es dann zur definierten weiteren Verarbeitung weitergereicht wird. Erkennt DocForm das Dokument nicht, bietet das Modul das Dokument dem Benutzer ein Training an, um zukünftig diese Dokumente automatisch erkennen zu können.

DocForm – Einfaches Training

Die Definitionen für agorum DocForm können durch wenige Mausaktionen grafisch und kinderleicht durch den Benutzer durchgeführt werden.

Fazit: Erleichterte Suche nach Dokumenten

Die automatische Dokumentenerkennung von Metadaten in agorum core DMS ist ein leistungsstarkes Tool für Unternehmen, um ihre Dokumentenverwaltung zu verbessern. Es spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Suche nach Dokumenten.

agorum core DMS zeichnet sich außerdem durch zahlreichen weitere, nützliche Funktionen aus: Die automatische Vollindexierung ermöglicht, dass Inhalte automatisch für die Suche verfügar sind. Anschließend können Dokumente durch die Suchfunktion mit individuellen Suchmasken und Volltextsuche schneller und effizienter gefunden werden.

Wenn Sie noch keine Erfahrung mit agorum core DMS haben, sollten Sie es sich auf keinen Fall entgehen lassen!