Ihr Anker in Europa: Die unverzichtbare Rolle des EU-Vertreters im Datenschutz

Mit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) im Jahr 2018 wurden die Rahmenbedingungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten in Europa neu definiert. In diesem Zusammenhang sind nicht nur Pflichten für Unternehmen innerhalb der EU entstanden, sondern auch für Unternehmen außerhalb der EU. Ein wichtiger und oft unterschätzter Aspekt für Unternehmen außerhalb der EU, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten, ist die Pflicht zur Benennung eines EU-Vertreters gemäß Artikel 27 DS-GVO.

Welche Unternehmen müssen einen EU-Vertreter benennen?

Für alle Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union, deren Datenverarbeitungstätigkeiten in den Anwendungsbereich der DS-GVO fallen, besteht die Verpflichtung, einen EU-Vertreter zu benennen.

Konkret betrifft dies Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen (auch kostenlos) gezielt Bürgerinnen und Bürgern in der EU anbieten, oder solche, die das Verhalten von betroffenen Personen – beispielsweise über Tracking-Mechanismen – in der EU beobachten und analysieren.

Die Pflicht entfällt nur, wenn die Verarbeitung nur gelegentlich erfolgt, keine umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien umfasst und voraussichtlich kein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt. Für Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU besteht die Pflicht, einen solchen Vertreter zu benennen, sofern keine Niederlassung im EU-Mitgliedsstaat existiert . Andernfalls wären sie für die europäischen Aufsichtsbehörden und Betroffenen nur schwer erreichbar.

Der EU-Vertreter: Wer kann die Rolle übernehmen und welche Qualifikation ist notwendig?

Die Auswahl der Person oder Organisation, die die Rolle des EU-Vertreters übernehmen darf, ist nicht auf einen bestimmten Berufsstand oder eine spezifische Branche beschränkt. Der Personenkreis ist breit gefasst. Zum Vertreter können sowohl natürliche Personen (d. h. Einzelpersonen) als auch juristische Personen (z. B. Anwaltskanzleien, Beratungsunternehmen oder andere spezialisierte Organisationen) formell benannt werden. Unabhängig davon, ob eine natürliche oder juristische Person gewählt wird, ist hinsichtlich des Wohnsitzes oder Sitzes eine entscheidende Voraussetzung zu erfüllen: Der benannte Vertreter muss in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union ansässig sein.

Die Aufgaben des EU-Vertreters sind vielfältig und anspruchsvoll. Er ist die zentrale Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörden und die betroffenen Personen in der gesamten EU. Um diese Funktion verlässlich und effektiv ausüben zu können, sind spezifische Kenntnisse unerlässlich. Für eine korrekte Bearbeitung von Anfragen und die Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen ist ein fundiertes Verständnis des Datenschutzrechts und der DS-GVO zwingend erforderlich.

Zusätzlich ist technisches Grundwissen erforderlich. Der Vertreter muss über ein grundlegendes Verständnis für IT-Systeme, Datenströme sowie die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) zur Risikoreduktion verfügen. Aufgrund der hohen Komplexität und Verantwortung dieser Aufgaben sollten nur hoch qualifizierte Unternehmen oder Personen für die Funktion des EU-Vertreters ausgewählt werden.

Wie erfolgt die Benennung und wo muss sie erwähnt werden?

Die Benennung des EU-Vertreters ist ein formeller Schritt, der auch transparent erfolgen muss:

1. Schriftlich: Gemäß Artikel 27 Absatz 1 DS-GVO ist die Bestellung des EU-Vertreters schriftlich vorzunehmen.
2. Öffentliche Bekanntgabe: Gemäß Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe a) und Artikel 14 Absatz 1 Buchstabe a) der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sind die Existenz und die Kontaktdaten des EU-Vertreters in den Datenschutzinformationen zu veröffentlichen. Dies dient dazu, betroffenen Personen die Kontaktaufnahme zu ermöglichen.
3. Interne Dokumentation: Die Angaben zum EU-Vertreter sind ebenfalls im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu dokumentieren (Artikel 30 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO).

Wir stellen Ihren EU-Vertreter

Die korrekte Benennung eines qualifizierten EU-Vertreters ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern ein wesentlicher Baustein für die Einhaltung der DS-GVO und das Vertrauen europäischer Kunden und Behörden.

Wir unterstützen Ihr Unternehmen und stellen Ihren externen EU-Vertreter. Unser erfahrener Ansprechpartner verfügt über verhandlungssichere Englischkenntnisse und steht Ihrem Unternehmen in den Bereichen europäisches Datenschutzrecht, der technische Umsetzung des Datenschutzes und IT-Sicherheit zur Seite.